Agendas por Internet

Los formatos iCalendar y CalDAV facilitan la sincronización de los calendarios para concertar reuniones con otras personas

Las agendas son un instrumento que ayuda a organizarse en el trabajo y en los estudios, y una buena herramienta para recordar reuniones y eventos. Aunque este tipo de aplicaciones se usan desde el comienzo de la informática doméstica, la ubicuidad de Internet y la extensión de los teléfonos móviles avanzados han dado un impulso a estos programas con posibilidades muy atractivas.

Las agendas se apoyan en la Web

Las agendas ganan en flexibilidad al volcarse en Internet. Por un lado, mantienen su uso para planificar las citas de cada persona, con un calendario bastante visual y configurable; por colores que se pueden observar por días, semanas, meses o años. Al mismo tiempo, se benefician de que allí donde haya un ordenador, una PDA o un teléfono móvil compatible se pueden actualizar los datos mediante una conexión a la Red.

Sin embargo, las grandes ventajas de volcar las agendas a la Web se aprecian cuando se trata de un calendario colectivo, por ejemplo de una empresa o de una organización. Así, los diferentes integrantes pueden actualizar los datos de una forma más ágil, cada uno desde su puesto. La sincronización web conlleva usos interesantes, como encontrar de forma automática el primer hueco libre entre los eventos planificados de todas las personas convocadas, o conocer de un vistazo quiénes están libres y quiénes ocupados para no interrumpirlos.

La sincronización web conlleva encontrar de forma automática el primer hueco libre entre los eventos planificados de todas las personas convocadas a una reunión

Toda esta labor de sincronización entre los diferentes programas que manejan las agendas en cada dispositivo se debe a dos estándares libres combinados entre sí:iCalendar, que establece cómo se guardan los datos de las reuniones o citas, y CalDAV, que fue popularizado por Apple con el programa iCal y con el que ahora trabajan programas como Evolution, Mozilla Sunbird o Google Calendar, entre otros. Este último estándar determina cómo se intercambian los datos para mantener siempre la última versión en todas las aplicaciones.

Los diferentes calendarios se pueden compartir, ya sea por correo electrónico o en la web, gracias a que se pueden exportar a través de un archivo de extensión ".ics". Existen validadores que garantizan su funcionamiento. Gracias a esta característica, las agendas que se apoyan en Internet resultan mucho más flexibles y se puede contar con más datos interesantes en un proceso casi automatizado.

Características útiles

Este tipo de software permite introducir eventos, que pueden ser citas, reuniones o cualquier tipo de acto

Las agendas informáticas, tanto las que se basan en el escritorio como las web, disponen de alarmas que avisan al usuario de cuándo se acerca uno de los eventos programados. Esto se muestra útil para las personas más despistadas o para asuntos que se fijan con mucho adelanto. Por ejemplo, si se trata de una reunión con varias personas, los programas se pueden encargar de remitirles correos electrónicos para que confirmen su asistencia.

Este tipo de software permite introducir eventos, que pueden ser citas, reuniones o cualquier tipo de acto con una fecha y hora de comienzo y otra de fin. Por otra parte, también admiten listas de tareas pendientes, de manera que el usuario pueda de un vistazo observar ambos parámetros. Por ejemplo, qué reuniones tiene durante el día y qué asuntos atenderá.

Diferentes formas de mostrar la agenda en el ordenador

Cada sistema operativo cuenta con una aplicación que realiza las funciones de agenda

Cada sistema operativo suele contar con una aplicación que realiza las funciones de agenda. Por ejemplo, Vista integra Windows Calendarmientras que en versiones anteriores Microsoft vendía el Outlook. Para este último, existe un complemento que le añade soporte CalDAV, de nombre Open Connector.

DeskTask es una herramienta útil para los usuarios de Outlook, porque muestra sobreimpresionados en una esquina del escritorio los eventos programados y la lista de tareas pendientes. Se trata de un programa gratuito que presenta el inconveniente de que no funciona bien en las pantallas planas que tengan activada la funciónClearType, que muestra con mayor nitidez los caracteres y que es un elemento casi imprescindible para trabajar con este tipo de monitores. Tampoco funciona con la interfaz Aero de Windows Vista.

En Macintosh destaca el iCal, mientras que en Linux hay variedad de opciones, como Evolution para el entorno de ventanas Gnome o el Proyecto Bongo. Mozilla, por ejemplo, dispone de dos proyectos, uno que se integra dentro de Thunderbird y se denomina Lightning, y otro separado completamente, llamado Sunbird. Ambos son idénticos y se pueden instalar en cualquiera de los sistemas operativos más populares.

Calendarios web

Con Google Calendar, las diferentes citas programadas se pueden mover con facilidad por el calendario con un simple gesto de ratón de arrastrar y soltar

Las agendas informáticas resultan más interesantes cuanto más portátiles sean. Esta condición la cumplen a la perfección las alternativas basadas en web, que además incorporan generalmente la tecnología de sindicación RSS, que permite seguir las actualizaciones de una agenda desde los lectores de noticias o suscribirse a un determinado tipo de eventos.

Google Calendar se ha convertido en uno de los calendarios más populares, en parte debido a su integración con Gmail. Se caracteriza por su flexibilidad. Las diferentes reuniones programadas se pueden mover con facilidad por el calendario con un simple gesto de ratón de arrastrar y soltar. Por otro lado, ofrece la opción de establecer diferentes calendarios según la temática; por ejemplo, uno para los temas laborales y otro para los de ocio.

Además, se pueden publicar en abierto (permite incluso insertarlos comowidget en un blog) o por el contrario mantenerse como privados, de forma que sólo uno o varios usuarios puedan ver los datos. Para notificar de la proximidad de citas, avisa con un correo electrónico o con una ventana emergente. Una de las grandes ventajas de este servicio radica en que sincroniza con más modelos de teléfonos móviles que el resto gracias aGoogle Sync, una aplicación web que también le da la posibilidad de compartir los datos con diferentes aplicaciones de escritorio.

Otras agendas web

Yahoo! también dispone de su propia alternativa en este campo, Yahoo! Calendar, aunque sus renovados servicios (porque antes se integraba dentro de su correo web) todavía se encuentran en fase beta, accesible en principio sólo desde cinco países: India, Estados Unidos, Brasil, Reino Unido y Taiwán. Apuesta por permitir la superposición de varios calendarios distintos, una posibilidad útil para comprobar si se solapa una obligación laboral con una cita personal.

30 Boxes es una opción muy completa, que innovó en este tipo de servicios por incorporar Ajax para ordenar las citas dentro del calendario. Además de contar con complementos para Firefox y widgets, se integra con servicios tan populares como Facebook, Flickr, MySpace, Blogger o Twitter, del que llega a tomar automáticamente la foto de perfil en caso de que el usuario lo tenga abierto.

Hay servicios web especializados en reflejar sólo la lista de tareas pendientes y avisar cuando se acerca el plazo para finalizarlas

Otra alternativa gratuita es iCal Exchange, que aloja más de 90.000 agendas distintas. Por su parte, Localendar aloja el calendario individual o grupal que creen sus usuarios y que permite insertarlo en el blog personal o en un sitio web. La edición más básica es gratuita, mientras que la más completa, que incluye la capacidad de exportar e importar a otros soportes las agendas y la posibilidad de fusionar varios calendarios, tiene un coste de 9,95 dólares al año (unos 7,90 euros).

Por otro lado, también existen servicios web que se han especializado en reflejar solamente la lista de tareas pendientes y en avisar de cuándo se acerca el plazo para finalizarlas. Remember the milk resulta muy interesante por su compatibilidad con Google Calendar y con teléfonos móviles como el iPhone, los BlackBerry o los que incorporan el sistema operativo Windows Mobile. Además, recuerda los asuntos pendientes a través de mensajes cortos de móvil, de correos electrónicos o incluso por mensajería instantánea, y puede funcionar sin conexión gracias al uso deGears, la aplicación rica de Internet realizada por Google. Toodledo es un servicio similar que también se puede usar en teléfonos móviles, aunque no dispone del ecosistema que ha generado Remember the milk

Compartir calendarios

De la misma forma que en Internet se comparten vídeos, música y fotografías, también se pueden encontrar sitios que propician el intercambio de agendas. Así, una persona puede añadir a su calendario de forma automática, por ejemplo, los partidos que juegue su equipo de fútbol preferido durante un año o todos los días festivos en su comunidad.

Otras alternativas interesantes las constituyen los sitios que se dedican a recopilar diferentes conferencias, cursos, excursiones o viajes

En iCalShare publican más de 2.700 calendarios distintos, entre ellos las fechas de los partidos de equipos de variados deportes, las giras de grupos musicales o los días de emisión de las series de televisión más famosas. Además, permiten observar una previsualización del calendario para comprobar si merece la pena importarlo.MarkThisDate funciona de forma similar y dispone de accesos directos específicos para Google Calendar, Ical, Windows Vista Calendar o Netvibes.

Otras alternativas interesantes las constituyen los sitios que se dedican a recopilar diferentes eventos, que no tienen por qué ser periódicos, como conferencias, cursos, excursiones o viajes puntuales, y permiten exportarlos después a las agendas. Por ejemplo, funcionan así Eventful oUpComing.

FuseCal apuesta por lo contrario que estos últimos sitios. En lugar de proporcionar los datos de los próximos eventos, facilita que el usuario pueda importarlos desde aquellos sitios web que le interesan, pero que no disponen de un archivo iCalendar para importarlos a su agenda.

Agendas en entornos corporativos

En el mundo de la empresa, las administraciones o las organizaciones puede ser interesante instalar un programa que permita desde un servidor interno coordinar las agendas de los distintos trabajadores, clientes o usuarios. Una opción en este campo es Bedework, un software de código libre escrito en Javaque usan diversas universidades, principalmente estadounidenses, aunque también la Universidad Pública de Navarra. Zimbra, un programa para instalar en servidores adquirido por Yahoo!, es otra de las opciones y en él se apoya la nueva versión de la agenda para el gran público del buscador. A un nivel más profesional se encuentra muy extendido Microsoft Exchange.