Servicios para la recepción de documentos y notificaciones

Los denominados buzones electrónicos pueden ser una buena solución para recibir información y notificaciones certificadas

Los ciudadanos reciben en el buzón de correos de su domicilio una gran cantidad de documentos referentes a su relación con la Administración, empresas y otros servicios que hayan contratado. Es el caso de los extractos bancarios, facturas, justificantes de pagos, citaciones y notificaciones, nóminas o contratos, entre otros. Al trasladar el contenido de estos documentos a Internet, es necesario recurrir a plataformas que den una serie de garantías en materia de seguridad y confidencialidad, como conexiones seguras y protocolos de cifrado de la información. Para estos casos, los buzones electrónicos son una solución adecuada para recibir notificaciones y documentos certificados.

Desde 2003, España cuenta conuna legislación que permite utilizar medios telemáticos para gestionar notificaciones oficiales, en sustitución de otros documentos físicos. Por este motivo, se han creado algunos servicios y plataformas para que los usuarios utilicen un "buzón electrónico" donde recibir estos documentos de forma totalmente válida a efectos legales y como si lo recibieran por correo postal.

La diferencia de estos servicios frente a plataformas para el almacenamiento de documentos en discos duros virtuales es que están orientados a ofrecer un marco tecnológico y de seguridad en la custodia de documentos. Es decir, son servicios que garantizan que las notificaciones alojadas, en sentido legal y jurídico, tienen validez absoluta.

Metaposta

Metaposta es una plataforma nacida con el apoyo del Gobierno vasco, que facilita a cualquier persona física o jurídica que resida en España un servicio gratuito de buzón único, junto con un espacio virtual para almacenar de forma segura documentos, a modo de caja fuerte electrónica. Los ciudadanos pueden guardar cualquier documentación bajo unos protocolos de seguridad estandarizados. Metaposta permite que empresas e instituciones utilicen este servicio para enviar sus notificaciones de forma telemática a los usuarios. También tiene la ventaja de que cuenta con valor probatorio legal.

Para darse de alta como usuario, es necesario disponer de un certificado digital o bien un NIF en vigor. Si se prefiere, es posible identificarse mediante DNI electrónico. Para notificaciones electrónicas, Metaposta dispone de un registro telemático para la recepción de estos documentos, siempre y cuando estén firmados electrónicamente y validados.

Dirección Única Electrónica

Para recibir notificaciones telemáticas, es necesario contar con plataformas que den una serie de garantías en materia de seguridad y confidencialidad

Otra opción para recibir notificaciones oficiales de las administraciones públicas en España es la utilización de la Dirección Electrónica Única, un servicio que presta laAdministración pública, junto con Correos on line. Gracias a esta herramienta, cualquier persona física o jurídica acepta notificaciones o las rechaza, de igual forma que si las recibiera por correo postal tradicional. Entre las entidades adheridas figuran las diferentes administraciones centrales, ministerios, ayuntamientos y entidades locales, así como empresas públicas y universidades.

Para poder utilizar este servicio gratuito, es necesario registrase mediante el uso de un certificado digital o bien un DNI. Además, los usuarios pueden suscribirse de forma voluntaria a los procedimientos que quieran recibir por esta vía. Registrarse en esta dirección electrónica no implica que todas las notificaciones, por defecto, pasen a enviarse mediante este servicio de la Administración.

Twindocs

Otras iniciativas privadas apoyan el alojamiento y recepción de facturas y notificaciones, entre otros documentos. Twindocs es un archivador on line para alojar todos los documentos considerados importantes por los usuarios, tanto personales como oficiales. Este servicio, que tiene un coste de 0,99 euros al mes o 9,99 euros al año si se hace un pago anual, ofrece un espacio de un gigabyte para el almacenamiento de información en un disco virtual. El peso digital de los documentos no puede ser superior a veinte megabytes.

Entre otras características, Twindocs dispone de una herramienta web para convertir los documentos en formato PDF, así como una opción para agruparlos, crear categorías para ordenarlos o solicitar acuse de recibo de los enviados. Una vez registrado el usuario, puede suscribirse a la recepción de documentación de diferentes empresas e instituciones con las que Twindocs tiene un acuerdo.

Cada entidad emisora informa en el proceso de inscripción de cuáles son las condiciones de uso y el tipo de documentos que se enviarán, de tal manera que en algunos casos el envío electrónico sustituye al papel y, en otros, la entidad enviará los documentos por ambos canales, es decir, tanto una copia electrónica a Twindocs, como al correo postal del usuario.

Buzones electrónicos en el extranjero

En otros países del entorno también se han habilitado servicios públicos similares a la Dirección Electrónica Única y Metaposta. Entre ellos destaca MyPage.no, de Noruega; Mycertipost, para la recepción de correo postal certificado de Bélgica; De-Mail, impulsado por Correos de Alemania y el Gobierno alemán;Mon.service.public.fr, de Francia; o e-Boks, de Dinamarca. Otros países fuera de la Unión Europea, como Singapur, también disponen de servicios similares, como My.eCitizen.