Optimizar el uso de los servicios de correo electrónico

Gmail, Yahoo! Mail y Hotmail tienen muchas funcionalidades poco conocidas que pueden mejorar la gestión del e-mail

Configurar filtros de mensajes para controlar el spam, activar el modo "vacaciones", crear cuentas de correo desechables, redireccionar mensajes, incluir una firma personal en cada mensaje... En los últimos años, los servicios webmail más populares han desarrollado una serie de funcionalidades que hacen de la gestión del correo electrónico una experiencia similar, en comodidad, a la utilización de programas de escritorio. La gran mayoría de los usuarios utilizan sus cuentas de correo electrónico "online" de forma básica. Es decir, no suelen aprovechar estas nuevas funcionalidades porque las desconocen o no saben cómo configurarlas. Este reportaje pretende hacer un repaso a características más interesantes que incorporan Yahoo! Mail!, Hotmail y Gmail.

Entornos gráficos alternativos

Los entornos gráficos evolucionan continuamente tratando de adaptarse a las mejoras en diseño y usabilidad que se imponen en la Red, así como a la mayor potencia de los procesadores de los ordenadores. Lo mismo ocurre también en los servicios de correo electrónico. Si sus versiones anteriores eran más estáticas, menos plásticas y no permitían el uso de tecnologías propias de las aplicaciones web como AJAX (la de "pinchar y arrastrar" sobre la página web), las más modernas se han adaptado y ofrecen una mayor personalización del servicio y una mejor interactividad con el mismo.

Los usuarios ya no se enfrentan a una página corporativa de la que no pueden modificar el aspecto, sino que se mueven en un entorno gráfico con elementos movibles

Así, los usuarios ya no se enfrentan a una página corporativa de la que no pueden modificar el aspecto, sino que se mueven en un entorno gráfico con elementos movibles, intercambiables y que se pueden personalizar según las necesidades del usuario. Yahoo! Mail y Hotmail son los que más han apostado por nuevas versiones gráficas, pero siempre dejando la posibilidad de utilizar las antiguas. El cambio de versión se especifica claramente en la parte superior de la página web del correo, de modo que con sólo pulsar el ratón se pasa de un entorno gráfico a otro.

La razón por la que conservan la alternativa de usar el entorno gráfico anterior es que estos servicios tienen una gran base de usuarios que llevan más de cinco años utilizando su apariencia gráfica "clásica" y no desean cambiar a la nueva. Dicha posibilidad de elección también se debe a los diferentes tipos de conexión de los usuarios, ya que las versiones nuevas requieren un ancho de banda de ADSL para funcionar óptimamente, cosa que no siempre se tiene. También son menos accesibles que la versión "clásica", por lo que ésta se deja como alternativa para usuarios con dificultades de visión o cognitivas.

Filtros

Los filtros sirven para catalogar diferentes correos electrónicos mediante palabras clave que figuren en el asunto del mensaje o mediante la dirección de procedencia

La utilización de filtros de correo es una de las aplicaciones más útiles que pueden utilizar los usuarios de estas nuevas versiones gráficas, tanto para organizar por temas los mensajes que les vayan llegando a la bandeja de entrada como para defenderse mejor del spam. Los filtros sirven para catalogar diferentes correos electrónicos mediante palabras clave que figuren en el asunto del mensaje o mediante la dirección de procedencia. A la vez que el filtro, se puede preestablecer qué acción debe realizar el servicio con los mensajes filtrados: eliminar, guardar para estudiar su contenido...

Por ejemplo, a base de aplicar filtros, los usuarios pueden ordenar de forma automática los mensajes entrantes, clasificándolos y destinándolos a diferentes carpetas, cada una con un nombre concreto. Estos filtros detectan cadenas de texto en el asunto o el cuerpo del mensaje, o bien por la dirección de correo electrónico del destinatario, y saben que dicho mensaje tiene que ir a una carpeta u otra.

En el caso del spam, basta con abrir unos cuantos mensajes y determinar las palabras clave más frecuentes en los mismos para crear un filtro que mandará a dicha carpeta el correo basura que no haya detectado el filtro que por defecto trae el servicio. También se pueden crear filtros para determinados correos comerciales que no se consideran spam pero de los cuales se quiere posponer la lectura; basta con guardarlos en una determinada carpeta para que no estorben en la bandeja de entrada.

Se pueden crear filtros para determinados correos comerciales que no se consideran spam pero de los cuales se quiere posponer la lectura

Yahoo! Mail permite realizar hasta 15 filtros de correos y se puede elegir una carpeta de destino o bien crearla en el momento de crear el filtro. En el caso de Hotmail los usuarios deben crear previamente las carpetas que quieran utilizar antes de realizar un filtro.

Gmail, en cambio, da unas opciones más generales a la hora de realizar filtros, con diferentes tipos de combinaciones para personalizar al máximo su creación. Además, una vez creados, los usuarios pueden aplicar los filtros sobre todo el correo ya recibido en la bandeja de entrada, que pueden ser varios gigas. Esta característica resulta interesante por el hecho de que estos servicios se utilizan a la vez de almacén "online" de información, que puede ser ingente. Una buena separación por carpetas temáticas ayuda a encontrar los mensajes más recónditos.

Algunos trucos

• Para estar a la última, los usuarios deben configurar su servicio webmail favorito en inglés, ya que normalmente las nuevas funcionalidades son incorporadas primero a las versiones en este idioma para, posteriormente y una vez probado su funcionamiento, hacerlas accesibles al resto de lenguas.

• Los usuarios que accedan a su webmail desde ordenadores públicos o quieran cifrar sus conversaciones, pueden utilizar la cabecera "https://" en vez de "http://" a la hora de acceder a sus cuentas de correo. Tanto Gmail como Hotmail lo implementan. En el caso de Gmail, es posible configurarlo por defecto desde la pestaña de configuración.

• Cuando la conexión es lenta o falla, es recomendable acceder al entorno gráfico "clásico" que los principales webmails ofrecen. Estas versiones no hacen uso de AJAX ni de otros elementos ricos, permitiendo una navegación con un menor consumo de ancho de banda.

• Cuidado con no usar la cuenta de correo por unos meses. Los usuarios que no acceden a su cuenta de correo de Yahoo! Mail y Hotmail durante un periodo de tiempo de entre tres y cuatro meses, se la pueden encontrar bloqueada y borrando todo su contenido. Sin embargo, la cuenta es activada de nuevo una vez el usuario vuelve a acceder a ella con su identificador y contraseña habitual.

El modo vacaciones

Puede ser configurado desde el apartado de "configuración" y sólo requiere escribir el texto del mensaje que se quiere dejar

Los usuarios pueden crear un mensaje de respuesta automática para que cuando estén de vacaciones y reciban mensajes, los emisores reciban a su vez este aviso y tomen las opciones pertinentes: dejar de mandar mensajes, llamar por teléfono al usuario en caso de urgencia, etc. Este "modo vacaciones" puede ser configurado desde el apartado de "opciones" y sólo requiere escribir el texto del mensaje que se quiere dejar y guardar la configuración.

En el caso de Hotmail, los mensajes recibidos en la carpeta de spam no recibirán este mensaje, como seguridad para no alertar a los spammers de que se trata de una cuenta activada. Cuando un usuario reciba más de un correo electrónico del mismo remitente, éste recibirá una respuesta automática cada cuatro días para no extorsionarle. Esto es muy útil cuando se está en listas de correo donde varias personas envían correos a una dirección unitaria y son leídos por todos. De otro modo, dichas listas se llenarían en julio y agosto de mensajes automáticos en "modo vacaciones".

Con Yahoo! Mail es posible configurar el día en que el filtro debe ser activado, así como cuándo debe dejar de estarlo

En este sentido Gmail funciona de igual forma, pero permite personalizar el mensaje de respuesta automática para enviarlo únicamente a aquellos remitentes que estén dados de alta en la agenda de contactos del usuario.

Con Yahoo! Mail es posible configurar el día en que el filtro debe ser activado, así como cuándo debe dejar de estarlo. De esta manera, los usuarios pueden configurar este filtro con antelación y no preocuparse a su vuelta de desactivarlo. Al igual que Gmail y Hotmail, como protección, los mensajes de respuesta automática no son remitidos a los correos electrónicos filtrados o recibidos en la carpeta de spam.

Firma personal

La creación de una firma, que se añade de forma automática a todos los mensajes enviados, es una de las características comunes a los webmails más populares. Yahoo! Mail permite personalizar ese mensaje mediante el uso de texto con o sin formato (lo que se conoce como "texto enriquecido"). Por su parte, Gmail y Hotmail sólo admiten la personalización de firmas en texto plano. La ventaja de poder usar o no texto con formato (con negritas, cursivas, etc.) es que para conexiones lentas o inestables un texto enriquecido puede ser la diferencia entre recibir bien un mensaje o no recibirlo.

Acceso desde otras cuentas

Los usuarios que dispongan de más de una cuenta de correo pueden configurarlas todas para recibir y enviar correos desde su webmail favorito. Por ejemplo, si un usuario dispone de la cuenta "usuario@proveedordeinternet.com" y quiere utilizarla desde otro servicio de correo online, en primer lugar debe configurarla para que reenvíe todo su contenido a dicho servicio. Otra opción es configurar el acceso POP desde la cuenta "online" para poder recibir los mensajes. En segundo lugar, para poder enviar correos desde la cuenta deseada utilizando la cuenta "usuario@proveedordeinternet.com" es necesario que el servicio webmail verifique que esa cuenta es legítima del usuario. Para ello se envía un mensaje de validación, con un link o código que debe pinchar el usuario.

Cuentas alternativas y desechables

Las cuentas desechables tienen una duración limitada en el tiempo y sirven para entrar sin problemas a todo tipo de servicios

Una característica interesante de Yahoo! Mail es que facilita la creación de una cuenta de correo electrónico extra, asociada a la cuenta principal del usuario. Este uso es interesante si se quiere disponer de una cuenta más informal para ser utilizada con los amigos y otra más formal para comunicaciones profesionales. Por otro lado, este servicio también dispone de un apartado de cuentas desechables, o "pockmail", que tienen una duración limitada en el tiempo y sirven para entrar sin problemas a todo tipo de servicios, de modo que cuando le piden una cuenta al usuario pueda facilitar ésta sin riesgo de recibir posteriormente spam.

Sincronización de correos

Gmail, por su parte, incorpora, desde finales del año pasado, soporte para el protocolo IMAP. Este protocolo de acceso a las cuentas de correo electrónico permite diferentes opciones de sincronización que el protocolo POP no incluye. Entre las ventajas de utilizar este protocolo se cuenta la opción de poder acceder al e-mail desde diferentes dispositivos y aplicaciones de correo y que el estado de los mensajes, como leído, no leído o destacado se sincronice de forma automática. Para utilizar este protocolo, los usuarios de Gmail pueden hacerlo desde la pestaña de "configuración".

Leer el correo en el móvil

Tanto Yahoo! Mail! como Gmail y Hotmail mantienen una versión web para dispositivos móviles. Estas versiones permiten acceder al correo en cualquier momento y lugar con un entorno gráfico adaptado. La característica principal de todos ellos es que ofrecen una sincronización en tiempo real con la cuenta. Por lo tanto, todos los cambios realizados desde la versión móvil se verán reflejados en la cuenta en su acceso desde ordenadores.

Las versiones de los servicios webmail para móviles permiten acceder al correo en cualquier momento y lugar desde un terminal y con un entorno gráfico adaptado

Yahoo! Mail para móviles es accesible desde Mobile Yahoo! En esta página, los usuarios de este servicio pueden acceder a las funciones principales: enviar, recibir, buscar correos y otras características adicionales como ver los archivos adjuntos, actualizar los contactos o gestionar las carpetas desde el teléfono móvil. Los usuarios de Blackberry que utilicen Yahoo! Mail reciben un aviso cada vez que se reciba un correo nuevo en el dispositivo.

Los usuarios de Gmail pueden acceder a la versión móvil de dos formas diferentes, bien desde una versión "online" adaptada para ser utilizada desde navegadores de dispositivos portátiles, o mediante la instalación de un software para sistemas compatibles con la tecnología Java o Blackberry. Esta aplicación permite acceder la mismo entorno gráfico utilizado en Gmail y conocido como "vista de conversación", así como a las búsquedas, carpetas y demás funcionalidades de su acceso desde ordenadores. Por su parte, Hotmail dispone de una versión para móviles accesible desde el navegador del teléfono móvil, que adapta el entorno gráfico al tamaño de pantalla de estos dispositivos.