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Usar el formato Pdf en la empresa gratis (parte 1). Generadores, conversores y visualizadores de pdf
Posteado December 10, 2008 a 9:05 am
A estas alturas todo el mundo conoce el formato PDF, se trata de unformato que creo Adobe para portabilidad de documentos y que esta muy extendido.
Uno de los primeros sectores en acogerlo fue el de las artes gráficas, el diseño, imprentas etc…
En esas lides es muy común que un diseño, publicación o revista no suponga un único fichero sino todo un directorio que suele contener el fichero con el diseño maquetado, las fotos a buena calidad y resolución (enlazadas no incrustadas en el documento) las tipografías utilizadas (por si la imprenta no las tiene y por tanto no las visualiza como tu y eso estropea todo el diseño), en ocasiones perfiles de calibración de color… y algunas otras cosas.
Así que no es de extrañar que fuera muy bien acogido un formato “universal” aunque no libre (recordemos que esta muy extendido pero es propietario) al que exportar todo eso en un único fichero encapsulado y ya no modificable (y por tanto tocable y estropeable) por los siguientes operadores en procesos de filmado e impresión.
A principios de año hablábamos ya del uso de pdf para blindar facturas y presupuestos, (también se podría informes, propuestas comerciales,…) que no queremos que sean modificados.
Ahora a final de año a modo de actualización, revisión y ampliación de ese artículo vamos a mencionar y repasar los programas mas útiles para usar el formato de documento pdf en la empresa.
- Generar o crear PDF.
Al no ser un formato abierto desde el principio, ha costado mucho tiempo y esfuerzo ir realizando y depurando programas que realicen estas funciones correctamente ante documentos de maquetación o diseño complejo.
Muchas opciones ha habido y algunos servicios online existen que hacen dicha función para unos pocos documentos (después ya te pedirán registro y pago) y bastantes intentos de software de escritorio ha habido en el camino. Programas que funcionaban bien para documentos te texto sencillos, pero fallaban mucho al tratar de convertir otros complejos con tablas, hojas de cálculo y sobretodo documentos de diseño (tipo carteles, catálogos o revistas) con mezcla de texto e imágenes, con superposiciones o transparencias.
Para estos menesteres durante cierto tiempo reinó el Adobe Acrobat (no el reader que es una versión reducida solo para ver pdf). Quien mejor que los padres de la criatura para ser los mejores en ello. Era y es un producto muy caro cuya función evidentemente no es meramente la de convertir a pdf documentos hechos en otros programas, sino la de generar nativamente documentos pdf de diversa índole (documentos, formularios, …) pero que nos instala una impresora llamada Acrobat Distiller que sirve para este menester de conversión.
El software libre que hoy en día domina el panorama de conversiones y que puede jactarse de ser muy configurable y de resolver realmente bien las conversiones hasta con documentos de diseño bastante complejos esPDF Creator de Pdfforgue. De igual modo que Adobe Distiller y muchos de sus predecesores instala una impresora a la que debemos mandar a imprimir el documento que deseamos convertir. Nos aparece un cuadro de diálogo solicitándonos el titulo y ruta de guardado y dándonos acceso a las opciones de conversión. Esta forma de uso lo convierte en un software muy intuitivo y generalista para usuarios de ofimática y bajo perfil informático.
Si profundizamos en las opciones de configuración podremos ver que podemos hacer cosas como predefinir el nombre del autor y otros meta-datos para todas nuestras conversiones y descubrir que pese a su nombre es un programa que podemos usar para realizar conversiones entre más formatos (encapsulados y gráficos fundamentalmente).
Otro programa gratuito que empieza a tener muchos usuarios y es comparado con el anterior es doPdf que aunque lleva menos tiempo en el escenario está recibiendo muy buenas críticas.
Hay otras opciones con versiones trial y comerciales de pago, pero mas económicas que el Adobe Acrobat completo como por ejemplonitroPdf que tiene una extensión de firefox llamada Pdf Downloadcon funciones realmente interesantes.
- Visualizar Pdf.
También en este campo ha reinado durante mucho tiempo el Adobe Acrobat Reader - Adobe Reader (ha sufrido algún cambio de nombre por el camino). Disponer de un programa de visualización gratuito y tener unplugin instalable embebido en los exploradores de internet son buena parte de las razones es lo que convirtió al Pdf en el formato estándar “de facto” que es hoy día y a Adobe Reader (con hasta 9 versiones) y sus plugins para navegadores en el rey durante mucho tiempo.
El único software libre que hace algún tiempo empezó a hacerle cosquillas al poderoso Adobe Reader es FoxIt Reader . El pequeño visor de adobe de adobe se estaba convirtiendo ya en un programa muy grande y pesado (incluso para arrancar) y con FoxIt tenemos casi lo mismo pero en un programa mucho mas liviano y veloz.
FoxIt tiene toda una gama de productos de pago, para crear, editar, y diseñar pdf a un precio interesante y muy competitivo frente a la suite Adobe Acrobat. Además esta haciendo un esfuerzo importante en disponer de versiones para todos los sistemas operativos y plataformas (incluso móviles y embebidas).
En los plugins para navegadores hasta ahora solo tenia el Adobe Reader siendo el plugin estándar “de facto” pero también FoxIt Reader ha desarrollado un plugin o extensión (que se descarga junto con su reader) para firefox.
Por todo ello FoxIt se esta haciendo un hueco como segundo jugador a tener en cuenta en el mercado del Pdf.
En la próxima entrega hablaremos de la seguridad y protecciones en los pdf y de programas editores para realizar comentarios, anotaciones, modificaciones en ellos.
Usar el formato Pdf en la empresa gratis (parte 2) Editores de pdf, edita, anota, comenta
Posteado December 15, 2008 a 2:05 pm
La segunda parte de esta serie sobre el formato pdf la vamos a dedicar a programas editores de pdf.
Disponemos de varios programas que editan pdf, pero cada uno aporta unas funciones y opciones de edición bastante diferentes. Habrá que ver cual tiene la funcionalidad que nosotros buscamos o que nos es útil y operativa.
En este tramo de editores ya nos es difícil encontrar programas gratuitos que realicen estas labores, os dejamos por tanto referencia de programas shareware que podéis probar y usar gratis durante un tiempo y cuyo precio no es excesivo.
Respecto al precio en principio no es gratuito pero usan un sistema llamado Trial Pay. Así la que la versión de prueba que descargas lo es durante6 meses. El sistema Trial Pay por lo que parece consiste en que escoges para comprar una oferta de una lista de marcas que tienen conveniadas y con el dinero que ingresan del anunciante y la transacción teóricamente se paga el coste del programa que te descargas gratis para 6 meses.
Entre sus capacidades están las de permitir cambiar tanto el texto del documento como las imágenes, así como las líneas y gráficos que haya en éste. Para ello, debes seleccionar un elemento del documento con el ratón y cambiar sus propiedades.
Tiene un editor gráfico que es capaz de modificar textos y formas incluidas en el fichero. Y que permite añadir nuevos objetos. Si quieres insertar nuevas páginas, también puedes hacerlo. Por otro lado, puede trabajar con las imágenes existentes en el archivo. Puedes eliminar una imagen que no te gusta y sustituirla por otra fácilmente.
El programa permite modificar gran cantidad de propiedades de los objetos, desde el color hasta la anchura o el tipo de letra empleado.
Según dice en su propia web con este programa podemos editar, retocar y modificar a placer ficheros PDF. Permite corregir, borrar o añadir texto, insertar o eliminar imágenes, cambiar los saltos de línea, modificar el orden de las páginas, etc. También cuenta con otras utilidades de edición más originales y vistosas, que te permiten subrayar texto, tacharlo o colorear determinadas palabras para destacarlas.
Dos de las cosas mas interesantes de este programa son que pone a tu disposición el código fuente del documento PDF para que puedas editarlo libremente y que lleva la opción de girar seleccionando grados (no solo 90º, 180º, 270º) que resulta difícil de encontrar.
Puede parecer una tontería o trivialidad lo de girar algunos grados, pero es una herramienta muy útil (incluso necesaria) en el caso de que hayamos escaneado documentación y por culpa de las fotocopias de que partimos o de que las hojas se quedan mal alineadas en el alimentador terminemos teniendo un documento pdf con todo el texto ligeramente torcido.
Es molesto para leer, muy poco profesional presentar a otros un texto con esa característica, pero sobretodo si el fin del documento es el reconocimiento óptico, el OCR tendrá bastantes dificultades y su rendimiento será muy bajocon textos torcidos.
Permite rellenar formularios creados por otros y crear los nuestros con botones de acción incluidos. Insertar texto de cualquier formato y en cualquier lugar en una capa nueva, así como mediante esta característica comentar, anotar, marcar o resaltar partes del documento. Desde el programa escanear directamente a pdf, insertar acciones y scripts básicos, así como elementos de hyperenlaces tanto internos como externos, además de unas opciones de alineación y posición muy interesantes.
Además del editor Pdfill dispone de un generador de pdf llamado Free PDF & Image Writter que perfectamente podría haber estado en la primera parte de esta serie. Es tan extenso en opciones y bueno resolviendo diseños complejos como los dos que comentamos y cuenta con la particularidad de que no solo sirve para generar pdf sino también imagenes (con multitud de opciones)desde cualquier programa. Por todo ello nos recuerda mucho al Pdf Creator.
Pero si el editor es bueno y el generador también el gran factor diferencialde PdFill son las Free Pdf Tools . su aspecto es básico y espartano, pero si trabajáis con ficheros pdf darle una oportunidad y unos minutos para descubrir sus opciones que son impresionantes y no os arrepentiréis y además es gratuito.
En la próxima entrega hablaremos sobre la seguridad y protección de los archivos Pdf y otra serie de utilidades web y de escritorio para extraer parte de su contenido o convertirla en otros formatos como el HTML por ejemplo.
Posteado December 17, 2008 a 9:15 am
En principio un pdf era un formato portable y cerrado y por lo tanto “bastante seguro” para que no nos modifiquen datos (si lo que enviamos es una factura o presupuesto resulta muy adecuado) o quizás para que no nos copien el texto o imágenes o un informe completo. Para poder editar un pdf necesitabas el Adobe Acrobat “completo” no el reader que no era gratuito sino con un precio considerable. Por otro lado aun así podías poner a tus documentos pdf una contraseña para proteger su apertura o poder ser modificados.
El entrecomillado de “bastante seguro” aparece así debido a la siguiente norma general aplicable a la seguridad informática y tecnológica.
Todo aquello que se puede proteger, puede ser desprotegido
El tiempo lo ha demostrado y hay casos más famosos que otros pero poco a poco han ido cayendo protecciones supuestamente inviolables (dvd, wep, …) Es una cuestión de conocimientos, inteligencia, recursos y medios, etc… Pero ojo en nuestra opinión también podría aplicarse a la seguridad analógica (véase también casos sonados de robos de guante blanco).
La mayoría de sistemas de seguridad y de criptografía que actualmente son válidos se basan en que no existe o es muy difícil alcanzar la capacidad de computación necesaria para descodificar la cantidad de información necesaria. O como en otros casos ha pasado encontrar un sistema, truco, atajo, … que permita reducir la descodificación a una capacidad asumible por los procesadores y maquinas actuales.
Aunque ya hemos visto que eso ha dejado de ser así y ya tenemosprogramas a un coste mas económico que en mayor a menos nivel nos permiten modificarlos y editarlos. Algo que no comentamos en la anterior parte y dejamos para esta es que algunos de los programas editores abren (o lo intentan) pdf protegidos y otros no dependiendo del nivel de protección que estos tengan.
Cuando creamos un fichero pdf, (depende del programa con que lo hagamos) podemos seleccionar unas opciones de seguridad y protección. sin hacer una lista exhaustiva y de forma general, ponerle una contraseña para abrirlo, que no se pueda guardar de nuevo, que no se pueda copiar y pegar el texto del pdf, etc…
Por ello con todo lo bueno y malo que conlleva tanto si protegemos un pdf como si nos encontramos con un pdf protegido sepamos que la gran mayoría de ellos se pueden desproteger sin demasiados problemas. Hay programas para ello, los nombres para buscarlos son bastante evidentes, Pdf Password Remover, Pdf Password Cracker, Pdf Password Recovery y googleando también podemos encontrar alguna información al respecto, y no nos extrañaría que ya existiera o surja alguna aplicación o servicio web para ello.
Además de todo como ya hemos dicho en artículos anteriores de la serie, la cantidad de tiempo que lleva el formato pdf como estándar “de facto” hace que haya despertado mucho interés e investigación sobre él y van surgiendo nuevos programas de a veces sorprendentes aplicaciones.
Existen variados servicios web que “prometen” extraer el texto completo de un pdf y tras probar varios hemos de decir que ciertamente algunos lo hacen (otros fallan) la mayoría son gratuitos para una (o unas pocas veces) y luego pasan a ser de pago.
No hace demasiado oímos comentar de un programa que funciona (promete y lo hace) extraer todas las imágenes contenidas en un pdf y por esa vía descubrimos que VeryPDF (ya habíamos mencionado su Verypdf editor en los editores) dispone de un amplísimo catálogo de pequeñas aplicaciones gratuitas sobre pdf que os invitamos a ver y probar aquellas que os interesen.
Utilidades para convertir y pasar de (desde y hacia) pdf archivos de tipo Word, Txt, HTML, Pcl, Dwg y Dxf (autocad) o bien para extraer las imágenes de un pdf, convertir cada página de un pdf en imagen, etc…
