Las nueve reglas de Google para manejar el correo electrónico con eficacia

Eric Schmidt, ex-CEO de Google y coautor de 'How Google Works'

El correo electrónico es una bendición y una condena. Para muchos, ya no es posible imaginar nuestro entorno laboral sin él. ¿Cómo se coordinarían muchos grupos de trabajo? ¿Cómo se enviarían los documentos necesarios para un proyecto? ¿Cómo haría el gracioso oficial de la empresa para hacer llegar a todos en la oficina los últimos memes sobre Pablo Iglesias? Quizá esa última pregunta sea respondida por más de uno con un "ojalá no pudiera...".

Y es que el frenesí con el que algunos se entregan a enviar emails (algunos útiles, otros completamente innecesarios) convierte a menudo nuestro buzón de entrada en una montaña de correos por leer, en la que todo se mezcla. Discernir qué es importante y qué no, y gestionarlo con eficacia, se convierte en un desafío al que hacemos frente con más o menos ánimo según nuestro humor.

El frenesí con el que algunos se entregan a enviar emails (algunos útiles, otros completamente innecesarios) convierte a menudo nuestro buzón de entrada en una montaña de correos por leer, en la que todo se mezcla

No faltan teorías sobre cómo ser productivos en nuestra relación con el correo electrónico (y en nuestras relaciones a través de él), aunque lo más probable es que en esto, como en tantas cosas, cada uno prefiramos nuestro propio sistema. En cualquier caso, y por si la experiencia y el éxito laboral son un referente a seguir, Eric Schmidt, antiguo CEO de Google, y Jonathan Rosenberg, exvicepresidente senior de producto de la compañía, han contado en su libro How Google Works (y en un artículo en TIME), las nueve reglas a seguir para controlar el correo y que no te controle él a ti.

1. Responde rápido. "Hay gente en la que se puede confiar que responderán rápido a un correo, y gente en la que no. Intenta ser de los primeros". No tienen que ser respuestas muy largas, un simple "OK" puede ser suficiente. Esto manda la señal de que has recibido el mensaje y estás en ello. Cuando respondes con agilidad, los demás sienten que la comunicación fluye, y eso crea un ambiente positivo. Cuando no es así, dicen Schmidt y Rosenberg, normalmente la gente se toma tu falta de respuesta como un mensaje: "Estoy saturado y no sé cuándo, o si podré, atender a tu correo; así que, si necesitabas una respuesta, tendrás que esperar un poco más. Además, no me caes bien".

2. Cuando escribes un email, cada palabra cuenta y la palabrería, no. No te enrolles. Describe los problemas de forma práctica y eficiente. No tengas a la gente leyéndote más tiempo del que sea estrictamente necesario porque todos estamos muy ocupados. Si hace falta, redacta un borrador y luego adelgázalo.

3. Mantén el buzón de entrada limpio. No te pierdas en la montaña de correos por leer: actúa, e intenta evitar la pérdida de tiempo que supone leer el mismo correo dos veces.

No acumules deberes para más tarde. Haz lo que puedas en el momento, o te verás releyendo mensajes, algo que supone tiempo completamente perdido

Cuando abres un mensaje, dicen los ejecutivos de Google, tienes cuatro opciones: leer lo suficiente para darte cuenta de que no necesitabas leerlo, leerlo y actuar de inmediato, leerlo y actuar más tarde o leerlo más tarde (un correo que valga la pena pero que no sea urgente y que sea demasiado largo como para prestarle atención en el momento). Elige rápido entre las cuatro, pero intenta evitar las dos últimas. No acumules deberes para más tarde. Haz lo que puedas en el momento, o te verás releyendo mensajes, algo que supone tiempo completamente perdido.

4. Utiliza el sistema LIFO. LIFO son las siglas de Last In, First Out, un sistema de gestión de almacenes que predica que lo último en entrar debe ser lo primero en salir. En el correo, Schmidt y Rosenberg proponen funcionar igual. Comienza a responder los mensajes empezando por los últimos que has recibido, y ve retrocediendo. Es posible que los más antiguos ya los haya solventado otra persona.

5. Eres un nodo en una red de información. Cuando recibas un mensaje con contenido útil, piensa en a quién más podría resultarle interesante. No consiste en reenviar a lo loco ni mucho menos. Pero sí en considerar qué personas en tu red podrían enriquecerse con ello.

6. La copia oculta, ¿por qué la usas? La respuesta suele ser porque estás intentando ocultar algo, y eso, en un entorno que debería ser abierto y transparente, no suele ser una buena idea. Si es así, copia al receptor en abierto o directamente no le copies. "El único caso en el que recomendamos utilizarlo es para sacar a alguien de una larga cadena de correos", dicen los autores. Pon en ese campo a las personas para las que ya no es relevante el intercambio de mensajes, y dilo en el mensaje. Te lo agradecerán.

7. No grites. Si tienes que gritar a alguien, hazlo en persona, o no lo hagas. Hacerlo vía electrónica es demasiado fácil.

El único caso en el que recomendamos utilizar la copia oculta es para sacar a alguien de una larga cadena de correos

8. Facilita la recuperación de los mensajes.Para que todo el mundo pueda ser más eficaz gestionando su correo, igual que quieres serlo tú, utiliza en el asunto palabras clave, de forma que resulte más intuitiva su recuperación posteriormente. De nuevo, no te enredes con asuntos muy largos y sé directo y específico.

9. Piensa en tu yo del futuro, y facilítale la vida a él/ella también. Cuando recibas algo interesante, y pienses que puedes querer recuperarlo más adelante, ayúdate. Por ejemplo, reenvíatelo a ti mismo incluyendo las palabras clave con las que crees que podrías buscarlo. Rosenberg explica que él ha utilizado este sistema para tener siempre a mano los documentos de identificación de su familia: escaneó pasaportes, tarjetas médicas y carnés de conducir y se los envió a sí mismo añadiendo palabras de búsqueda intuitiva. "Así si alguno de esos documentos se pierde durante un viaje, por ejemplo, puedo conseguir fácilmente una copia con solo tener acceso a internet".

Recogidas en el libro 'how google works'

Las nueve reglas de Google para manejar el correo electrónico con eficacia

Autor del articulo -
Rocío P. Benavente 30/09/2014 (05:00)

Las nueve reglas de Google para manejar el correo electrónico con eficacia

REFRANES a tener muy en cuenta siempre - "NUNCA LLUEVE A GUSTO DE TODOS".- "ARRIMAR EL ASCUA A SU SARDINA".- "CADA UNO HABLA DE LA FERIA COMO LE VA EN ELLA".Y no olvidarse de la "mas moderna" que dice : "Aqui el que no corre vuela y el MAS TONTO hace aviones".

Nota : pongo estos tres refranes para que el lector tenga cuidado con lo que lee.

Es muy facil manipular a la gente, todo el cuidado es poco.

Hay que CUESTIONARSE lo que se lee, CONTRASTARLO y luego CADA UNO DEBE LLEGAR A SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

grupo de BLOGs de NUEVAS TECNOLOGIAS

A2C - Aparatos Artilugios Cacharros

UI - Utilidades Internet.

TelN - Todo en la Nube*

VRedondoF

** Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. ** Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. ** Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE, según mi criterio). ** Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. ** Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera), contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. ** Si te ha gustado la publicacion, lo mejor que debes hacer es ir al blog/pagina del autor y DEJAR UN COMENTARIO. En mi blog no puedes dejar comentarios, pero si en el del autor. ** Cuando incorporo MI OPINIÓN, la identifico CLARAMENTE, con la única pretensión de DIFERENCIARLA del articulo original. ** Pido perdon por MIS limitaciones literarias. El hacerlo mejor (no mucho) me cuesta dedicarle MAS TIEMPO, y la verdad es que (ademas de no tener tiempo) tengo poca paciencia, por ello, y nuevamente, pido disculpas por las susodichas limitaciones. ** Mi correo electrónico es vredondof (arroba) gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algún comentario. ** Por favor! Si te ha molestado el que yo haya publicado algún artículo o fotografía tuya, ponte en contacto conmigo (vredondof - arroba - gmail.com ) para solucionarlo o retirarlo. **

Un algoritmo puede decirnos si un artículo de Wikipedia es falso

Cada uno de nosotros puede subir un artículo en Wikipedia. No hacen falta clases especiales, ni tener un don innato a la hora de escribir. Modificar un tema antiguo o añadir información a otro ya creado es posible pero, ¿quién analiza esa información? ¿Cómo sabemos si lo que leemos en la plataforma no es falso?

Los datos de la enciclopedia virtual asustan y marean si tenemos que pensar en comprobar su veracidad uno a uno. Con más de 37 millones de artículos en nada más y nada menos que 284 idiomas, analizar lo subido por millones de voluntarios de todo el mundo sería un trabajo más que laborioso. Y más, incluso, si tenemos en cuenta que se puede automatizar la creación de artículos por medio de máquinas y no por seres humanos.

Científicos de la Universidad de Nanjing de Correos y Telecomunicaciones, inspirados en la falta de confianza hacia la enciclopedia, han creado un algoritmo que facilita y resuelve la tarea al ser capaz de verificar la veracidad de la información subida a la plataforma.

El algoritmo superó el análisis de una persona en un 23%

La enciclopedia colaborativa libre y más grande del mundo se ha visto envuelta en más de una polémica sobre la corrupción y compra de artículos, por eso los científicos Jyngyu Han y Kehia Chen han elaborado un sistema para encontrar los textos falsos.

Para su desarrollo hicieron uso de una red bayesiana, un sistema que se utiliza para consultar los correos electrónicos y clasificarlos según su contenido, determinando así la probabilidad de que sea spam o, por ejemplo, correo basura.

Esta red, a través de diferentes variables, permite analizar los artículos de Wikipedia, dando así con una distribución de la calidad de cada tema para que las entradas puedan ser clasificadas.

Han y Chen probaron su algoritmo en cientos de páginas de Wikipedia comparando su análisis con el que podía hacer un ser humano. Como resultado, la persona fue superada hasta en un 23% en la clasificación del artículo según la información que este daba.

Una fórmula que ayudaría a editores y a usuarios

Si la información analizada se diera por falsa -un contenido de baja cualificación-, se marcaría para que los editores pudieran prestar especial atención al artículo, además de avisar a los posibles usuarios del texto en cuestión.

Si la información se diera por falsa, se marcaría para que los editores de Wikipedia pudieran corregirla, además de avisar a los posibles usuarios del texto

Por el contrario, si la información fuese clasificada por el algoritmo con un mayor grado de credibilidad, se informaría para que la entrada fuese modificada lo menos posible y así evitar errores que se pudieran dar en el futuro.

La página de Wikipedia suele aparecer comúnmente entre los primeros resultados de los motores de búsqueda, incluso universidades utilizan sus artículos como material didáctico, sin embargo, en ocasiones su credibilidad es mucho menor que los estándares requeridos en un ensayo escolar.

Un ejemplo es el caso del bloguero EJ Dickson, que no se podía imaginar que cambiar el origen de un personaje de libros para niños en el 2009 pudiera generar alguna relevancia en la red. Sin embargo, su broma llegó hasta la televisión cinco años después de haberla publicado.

Aunque en la actualidad existen webs como Wikipediacracy, que se encarga de recoger casos polémicos y datos erróneos que se han dado en la plataforma, no estará de más este algoritmo que nos diga cuando debemos creer una información y cuando no.

Autor del articulo -la veracidad de la enciclopedia, bajo sospecha

Un algoritmo puede decirnos si un artículo de Wikipedia es falso

Emma Bermúdez
10/08/2014 (05:00

Wikipedia -

Wikipedia, la enciclopedia libre

es.wikipedia.org/

Autodefinida como un esfuerzo colaborativo por crear una enciclopedia gratis, libre y accesible por todos. Permite revisar, escribir y solicitar artículos.

‎Español - ‎Wikipedia:Consultas - ‎Ayuda:Contenidos - ‎Portal:Comunidad

Nota : pongo estos tres refranes para que el lector tenga cuidado con lo que lee.

Es muy facil manipular a la gente, todo el cuidado es poco.

Hay que CUESTIONARSE lo que se lee, CONTRASTARLO y luego CADA UNO DEBE LLEGAR A SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

grupo de BLOGs de NUEVAS TECNOLOGIAS

A2C - Aparatos Artilugios Cacharros

UI - Utilidades Internet.

TelN - Todo en la Nube*

VRedondoF

Ya se puede descargar LibreOffice 4.3

documentos libreoffice 4.3 writer calc impress

The Document Foundation anuncia en su blog oficial la nueva versión de LibreOffice, la excelente popular suite ofimática libre que completa así su octava actualización importante desde su lanzamiento inicial en septiembre de 2010. Como siempre es agregado un manojo de nuevas funciones además de que son efectuadas mejoras en su estabilidad, rendimiento y compatibilidad con los diferentes contenidos en formatos de documentos que ocupa Microsoft, en particular, los de Microsoft Office 2013.

Entre las mejoras que han recibido Writer, Calc, Impress y el resto de la suite ofimática se habla del mejor soporte del OOXML, 30 nuevas fórmulas presentes en Excel, compatibilidad con formatos de MS Works (incluyendo hojas de cálculo y bases de datos) y con los de herramientas de Mac como ClarisWorks, MacWorks y SuperPaint.

En otras novedades la gestión de los comentarios de Writer ha evolucionado para trabajar de la mano con los que se generan en Microsoft Word (en formato básico y comentarios anidados) yen consecuencia con los de Google Drive ya que se manejan los clásicos formatos ODF, DOC, OOXML y RTF. Por su parte las hojas de cálculo de Calc ahora cuentan con un agradable resaltado de fórmulas dentro de las celdas, se muestra en la barra de estado el número de filas y columnas seleccionadas y la edición del contenido de una celda se facilita al partir del de la celda superior.

Comentarios anidados partiendo de un RTF – Captura en las Release Notes

Finalmente Impress ahora maneja modelos 3d en el nuevo formato abierto glTF y en la totalidad de LibreOffice se soluciona un error común desde hace años, un fallo relacionado a los párrafos “monstruosos” que logran superar los 65.000 caracteres.

Como recomiendan en Genbeta, para conocer más sobre las nuevas funciones de LibreOffice 4.3 lo más sencillo es visitar las notas de su lanzamiento. Por cierto, para descargar LibreOffice basta con visitar este enlace, está disponible para equipos con Windows, Linux y Mac (x86 y x64 para los últimos dos sistemas).

Más información: The Document Foundation Blog

Autor del articulo -

Ya se puede descargar LibreOffice 4.3, la última versión de la popular suite ofimática libre

Por Juan David Quiñónez en Office y gestión de proyectos

31/07/2014

Nota : pongo estos tres refranes para que el lector tenga cuidado con lo que lee.

Es muy facil manipular a la gente, todo el cuidado es poco.

Hay que CUESTIONARSE lo que se lee, CONTRASTARLO y luego CADA UNO DEBE LLEGAR A SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

grupo de BLOGs de NUEVAS TECNOLOGIAS

A2C - Aparatos Artilugios Cacharros

UI - Utilidades Internet.

TelN - Todo en la Nube*

VRedondoF

7 sitios para encontrar películas y otros videos libres (licencia Creative Commons)

Ya compartimos un listado de sitios para encontrar música libre para usar en videos, podcasts, eventos y más, así que hoy es el turno del material en video para fines similares. Aunque hace poco también publicamos un listado de sitios con películas gratuitas en Internet, varias libres, ampliamos la lista con otros portales que albergan no solo filmes sino también videos caseros, documentales y otras piezas animadas con alguna de las seis derivaciones de la licencia Creative Commons actual: Atribución (CC BY); Atribución-Compartir igual (CC BY-SA); Atribución-Sin obras derivadas (CC BY-ND); Atribución-No Comercial (CC BY-NC); Atribución-No Comercial-Compartir igual (CC BY-NC-SA) y Atribución-No Comercial-Sin obras derivadas (CC BY-NC-ND).

Aquí están los sitios, por cierto, nos ha sido de gran ayuda un listado similar deMakeTeachEasier:

1. Flickr

Flickr, un referente en cuanto a sitios para encontrar completas galerías de fotos en alta calidad y con licencias Creative Commons, también dispone de videos con tales licencias (en especial CC BY, que sólo requiere atribución). Para acceder rápidamente a ellos, basta con usar los filtros de Búsqueda avanzada tanto para marcar que el medio buscado sea el Video así como su calidad y el tipo de uso pensado para darle. Al lado de la descripción del video en cuestión, aparecen los detalles de su licencia.

2. Vimeo

Vimeo nos ofrece cientos de miles de videos Creative Commons, en particular, más de un millón de videos que hacen uso de la licencia CC BY-NC-ND (Atribución-No Comercial-Sin obras derivadas). Además de explicar cómo funcionan las licencias y dedicar algunos apartados para guiar en el proceso de creación de obras de este tipo, al abrir uno de sus videos CC, mostrará al instante un botón para descargarlo con diferentes tipos de calidad y formato.

3. YouTube

A diferencia de los anteriores no destaca un espacio con videos Creative Commons, pero entre sus muchos filtros cuenta con uno muy básico para encontrar videos de este tipo. CC BY (atribución sin importar que sea para uso comercial o se compartan los resultados) es la licencia que poseen, y se puede hacer uso del filtro luego de realizar una búsqueda y marcar la correspondiente opción en el menú de filtros desplegable bajo la caja de búsqueda, o bien, con el operador “,creativecommons” (como se ve en la imagen: el tema buscado + una coma + “creativecommons”). Otra característica es que los videos con la licencia CC, al abrirlos, mostrarán junto a su descripción un botón para editarlos.

4. Archive.org

El más grande archivo de la web recoge también cientos de miles de obras en video, entre ellas, las que tienen licencias CC. Algunas, como la de la imagen, cuyo video resaltado data de 1931, tienen viejas versiones de la licencia, en ese caso, la Creative Commons 1.0 de compartición pública y libre. En los resultados de búsqueda básico y bajo cada video aparecen detalladas las características de su licencia, pero es más fácil conseguirlos mediante los filtros dispuestos en el panel de búsqueda avanzada.

5. SpinXpress

No es un portal de videos sino un buscador que indexa los registros de sitios como los anteriores, y muchos otros, para permitir la búsqueda en simultáneo. Es muy básico, tanto en apariencia como en uso: Ingresar las palabras clave, marcar el tipo de uso o licencia, opcionalmente marcar la fuente y finalmente realizar la búsqueda; la lista de resultados incluirá el debido icono de la licencia CC de la que goza, una corta descripción, una vista previa y un botón para descargarlos al instante.

6. Europeana

Una buena cantidad de material en fotografías y videos se encuentra en Europeana, un portal que recoge las valiosas representaciones de la cultura e historia europeas en un sólo lugar. Al realizar una búsqueda aparecerán en la parte izquierda varios filtros útiles: formato multimedia, idioma, año, país de origen, proveedor (incluyendo reconocidos centros de cultura y arte) y licencias.

7. CreativeCommons.org

Finalmente, no sobra echarle un vistazo a la Wiki de CreativeCommons.org en la que son compartidas decenas de enlaces a documentales y otros filmes que gozan de sus licencias. También se muestran directorios y portales que albergan material de alta calidad y con su respectiva licencia CC.

Autor del articulo -

7 sitios para encontrar películas y otros videos libres (licencia Creative Commons)

Por Juan David Quiñónez en Vídeos

Nota : pongo estos tres refranes para que el lector tenga cuidado con lo que lee.

Es muy facil manipular a la gente, todo el cuidado es poco.

Hay que CUESTIONARSE lo que se lee, CONTRASTARLO y luego CADA UNO DEBE LLEGAR A SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

grupo de BLOGs de NUEVAS TECNOLOGIAS

A2C - Aparatos Artilugios Cacharros

UI - Utilidades Internet.

TelN - Todo en la Nube*

VRedondoF

x fechas

X FECHA

x orden alfabetico

Etiquetas

X ORDEN ALFABETICO

Enlaces

+VISTAS

+ vistas

varios