Cómo mandar faxes desde el ordenador

Diversos servicios se alían con Internet y el correo electrónico para ahorrar costes y posibilitar su emisión

¿Hay que remitir un escrito para efectuar un trámite con una compañía de seguros? Por fax, claro. Esta tecnología se mantiene en algunas empresas como forma preferida de recepción y envío de documentos oficiales o que requieran firma, como los contratos. Durante décadas ha sido el método más veloz para gestionar impresos sin importar distancias, aunque hoy en día el correo electrónico le supera en prestaciones y rapidez. Sin embargo, ya no son necesarias las máquinas de fax para enviar faxes porque cualquier ordenador puede suplirlas. Además, se pueden contratar servicios que permiten manejar el fax desde el correo electrónico.

Fax desde el módem

- Imagen: Joanna Kopik -

Los sistemas operativos permiten enviar faxes con la única condición de que se posea un módem y esté conectado a la roseta telefónica. Actualmente, ya no resulta habitual que este aparato se incluya por defecto dentro de los ordenadores de sobremesa pero sí lo suelen llevar los portátiles.

De esta manera, el software que incorporan los sistemas operativos se encarga del envío y recepción de faxes y de lograr que el módem comunique los datos precisos para que en el otro lado de la línea la máquina lo interprete correctamente y convierta el mensaje otra vez en papel.

La ventaja de que el ordenador se trasforme en fax se encuentra en que no es necesario imprimir nada ni contar con un papel ya impreso como con el método convencional, sino que el documento se envía desde el PC. Así, se pueden mandar faxes a partir de lo escrito en un procesador de textos, en una hoja de cálculo, la impresión de una página web o un contrato, por poner unos ejemplos. Además, los contenidos recibidos se muestran en pantalla y el usuario puede seleccionar cuáles imprime posteriormente.

La ventaja de que el ordenador se convierta en fax se encuentra en que no es necesario imprimir nada ni contar con un papel ya impreso como con el método convencional

Por otra parte, si se dispone de un escáner, las posibilidades aumentan porque entonces el ordenador se puede usar de forma similar al fax, con la salvedad de que primero se debe guardar el documento como imagen y después iniciar el proceso de envío. Como la mayoría de los faxes sólo transmiten en blanco y negro, conviene convertir las imágenes a escala de grises para obtener mejor calidad. También se debe tener en cuenta que si se quieren adjuntar varios documentos distintos, lo más práctico es juntarlos en un solo envío para que sea más rápido mandarlo.

El envío de fax en Windows

En Windows XP hay que instalar el programa de envío y recepción de faxes, que no se activa por defecto. Así, en la opción de "Agregar y quitar programas" del Panel de Control, se debe hacer clic en "Agregar o quitar componentes" y marcar "Servicios de Fax". A continuación, se deben seguir las instrucciones para completar la instalación.

En Windows XP hay que instalar el programa de envío y recepción de faxes, que no se activa por defecto, y en Vista sólo se encuentra en las versiones "Business" y "Ultimate"

Para configurarlo, se debe entrar en la Consola de Fax, lo que se realiza desde "Todos los Programas", en el menú Inicio. Esta consola debe estar encendida si se quieren recibir faxes. Para enviar documentos, lo más práctico consiste en utilizar el menú de impresión de cada programa, porque Windows crea automáticamente una impresora para facilitar la tarea.

En cada aplicación que genere documentos de texto se debe ir a dicho menú y seleccionar el fax en lugar de la impresora habitual. En ese momento, comienzan unas instrucciones que guían al usuario por todos los pasos necesarios. Desde emplear una hoja de presentación con un mensaje previo, hasta los destinatarios y los datos de contacto. En Windows Vista el proceso es similar, aunque la aplicación que maneja el fax se denomina "Fax y Escáner de Windows" y sólo se encuentra en las versiones "Business" y "Ultimate".

En GNU-Linux se cuenta para esta tarea con el programa de línea de comandos eFax. La interfaz gráfica más popular para utilizarlo es Efax-Gtk, que ofrece la posibilidad de instalar un paquete que dota al sistema operativo de la capacidad de mandar y recibir faxes. Mac Os X, por su parte, integra esta tecnología en el menú de impresión de los programas.

Fax integrado con el correo electrónico

Además de la opción de enviar los faxes desde el sistema operativo, diversos servicios intermedian con esta tecnología, de forma que el usuario mande y reciba documentos a través del correo electrónico y que los destinatarios los lean en máquinas de fax.

Varios servicios permiten que el usuario mande y reciba documentos a través del email y que los destinatarios los lean en máquinas de fax

Esta característica se suele complementar con un número de teléfono virtual, idéntico a los convencionales, pero que no precisa de una línea telefónica adicional. De esta manera, se ahorran costes como el de la propia máquina, el tóner, las hojas y la cuota mensual de la línea y, además, se gana agilidad porque se pasa a usarlo de forma similar al correo electrónico. Por sus características, esta opción concuerda mejor con profesionales o pymes que suelan recibir faxes. Además, estos servicios registran y almacenan los faxes recibidos y enviados, lo que permite un control mayor.

Así, sólo se debe escribir un correo electrónico a la dirección "número de teléfono@proveedor de fax" y adjuntar el documento que se quiere enviar. En cambio, para recibir faxes sólo se debe proporcionar el número virtual y estos llegarán al correo electrónico.

Estos servicios ofrecen además la posibilidad de personalizar la careta de presentación y el encabezado de las hojas enviadas y suelen remitir el mensaje en un adjunto en PDF o en el formato de imagen TIFF. Por otro lado, resulta habitual que ofrezcan también la posibilidad de enviar faxes desde su propia web.

Servicios de fax por Internet

Cada país cuenta con sus propios proveedores de servicios de fax por Internet. En España se pueden encontrar diversas opciones que contratan un número de teléfono:

• eFax. Dispone de un software para Windows y Mac Os X llamado eFax Messenger que ayuda a visualizar los faxes, aunque no es obligatorio y se puede funcionar simplemente con el correo electrónico. No realiza portabilidades de números, por lo que se debe contratar un número nuevo, que puede ser de cualquiera de las provincias de España. Cuesta 11 euros al mes y cada página remitida se cobra a 9 céntimos. En el sentido contrario, las primeras 130 páginas recibidas se incluyen dentro del precio mensual y cada hoja adicional se cobra a 15 centavos de dólar, unos 10 céntimos.

• MyFax. Proporciona un "plug-in" (extensión del programa) para Outlook Express para agilizar el envío. Se puede configurar la recepción de faxes hasta en tres direcciones de correo electrónico distintas. Este servicio muestra la primera página dentro del cuerpo del mensaje, para que el usuario decida con mayor rapidez si le interesa. Cuesta 7 euros al mes, lo que incluye un número de fax de Madrid, más una cantidad variable por página según el país de destino. En España son 9 céntimos por hoja.

• Popfax.com. Las páginas se cobran a 5 céntimos en diferentes paquetes de prepago y la cuota mensual es de 3,99 euros. Este servicio tampoco realiza portabilidades de números, aunque sí ofrece un número nuevo en todas las provincias españolas. Funciona solamente a través de su sitio web. Se pueden configurar avisos de llegada de nuevos faxes a través de mensajes cortos de telefonía móvil.

Faxes gratuitos

Por otra parte, existen diversas alternativas que envían faxes sin coste alguno a cambio de insertar publicidad en la primera hoja. Después, estos servicios confirman mediante correo electrónico que el envío se ha producido. Por ejemplo, Freefax, un sitio en donde ni siquiera se necesita registrarse para poder hacer uso del mismo. Se puede emplear para destinos como Estados Unidos, Canadá y algunos países asiáticos y europeos.

Existen diversas alternativas que envían faxes gratuitamente a cambio de insertar publicidad en la primera hoja

Otra alternativa es Faxzero, que los envía sin coste a Estados Unidos, Canadá y Puerto Rico a través de un sencillo formulario web. Limita el número de faxes que se pueden mandar en un día (sólo dos) y con una extensión máxima de tres páginas. Asimismo, cuenta con un servicio de pago, que no incluye publicidad y que amplía 15 el número de páginas admitido, por el que cobran 1,99 dólares (1,40 euros aproximadamente) por fax remitido.

eFax ofrece, por su parte, una cuenta limitada, por la cual se pueden recibir faxes en un número internacional que proporcionan. Sin embargo, esta opción no facilita el envío, por lo que resulta interesante sólo para recibir este tipo de mensajes.

Fax hasta en Skype

El inconveniente de Pamfax se encuentra en que no puede recibir este tipo de mensajes

Skype, la popular aplicación de P2P también cuenta con complementos para comunicarse con las máquinas de fax. Por ejemplo, conPamfax se puede enviar con rapidez documentos de programas ofimáticos de Windows, en un abanico de precios que oscila entre los 8 céntimos y los 14 céntimos de euro por página, en función de la utilización que se haga del servicio. Esta extensión soporta decenas de tipos de archivos, desde formatos ofimáticos hasta gráficos o de CAD.

Pamfax es una buena alternativa para mandar faxes esporádicos, con un coste por página de 14 céntimos a números españoles. También se puede optar por pagar una cuota mensual de 2,95 euros que incluye el envío de 30 hojas en el precio y que rebaja el coste por página a 9 céntimos a España y otros países. El inconveniente de Pamfax se encuentra en que no puede recibir este tipo de mensajes.

Historia del fax

Los orígenes de este invento se remontan a mediados del siglo XIX

El fax es un precursor de la actual Internet porque emplea la línea telefónica para transmitir datos. Los orígenes de este invento se remontan a mediados del siglo XIX, aunque su verdadera popularización no llegó hasta los años 80. Desde la generalización del correo electrónico a partir de mediados de los 90, el fax ha comenzado un lento declive. Sólo le salva de la desaparición el hecho de que todavía no se hayan extendido lasfirmas digitales para verificar y comprobar por Internet que una persona ha rubricado un determinado documento.