Servicios para no procrastinar las tareas

Diversas herramientas en línea ayudan a concentrarse en una sola labor y a determinar en cuánto tiempo se completará

Procrastinar según la Real Academia Española es diferir o aplazar. Se suele procrastinar cuando de manera consciente se posterga una labor en el trabajo o en los estudios para jugar, charlar o hacer cualquier otra actividad mientras se acerca el límite de plazo dado. Diversos servicios web ayudan a centrarse en una tarea gracias a sistemas que cronometran las labores y permiten anotar y visualizar con rapidez cuáles son los asuntos pendientes. Así, se puede aprovechar mejor el tiempo de trabajo y, consecuentemente, el de ocio porque se evitan las horas extras.

Estas herramientas pueden ser de gran ayuda para todos los profesionales liberales o autónomos que se caracterizan por gestionar ellos mismos su tiempo. A su vez, contribuyen a facturar con mayor exactitud el tiempo de trabajo que han desempeñado para cumplir una labor, lo que les puede orientar también a la hora de confeccionar futuros presupuestos y a organizarse para aceptar o rechazar más trabajos.

Estos cronometradores de tareas encuentran en la Red su mejor hábitat. Hoy en día resulta habitual manejar varios ordenadores en ámbitos como la oficina, la universidad o el propio hogar. Como se trata de servicios web, sólo se debe acceder al sitio en cuestión con un nombre de usuario y una contraseña al estilo de lo que se realiza en los correos web. Esto permite que se puedan usar con cualquier combinación de los sistemas operativos y navegadores más populares.

Estas aplicaciones pueden ser de gran ayuda para los profesionales autónomos, que se caracterizan por gestionar ellos mismos su tiempo

SlimTimer es uno de los sitios web más simples y útiles para llevar a cabo esta misión. El servicio es gratuito, aunque ha implantado una versión de pago con más características, como copias de seguridad o la posibilidad de exportar todas las tareas a otros formatos. Los propios usuarios deben valoran el coste real del servicio en función de la utilidad que les reporte y pagar la voluntad, lo que deseen al mes, sin ninguna obligación de una cantidad mínima.

El programa recomienda situar un acceso directo en la barra de favoritos del navegador. Cada vez que se pulsa, se abre una pequeña ventana vertical que sirve para manejar este servicio. Allí se pueden determinar cuáles son las próximas tareas y comenzar o detener el cronometro si la actividad ha sido interrumpida. Al minimizar la ventana, el cronómetro marca el tiempo transcurrido en la tarea seleccionada en el rectángulo correspondiente de la barra inferior. De esta forma, se puede llevar un control del tiempo de trabajo real.

Etiquetas e informes de actividad

Además, a cada una de las labores se le pueden asignar etiquetas, lo que se revela particularmente útil cuando se visualizan informes por días y actividades, otra de las opciones que proporciona este servicio. Así se consigue con rapidez una vista panorámica de cuántas horas efectivas se han trabajado y a qué actividades se han dedicado los esfuerzos.

De esta forma, se puede organizar mejor el tiempo, dedicarle más horas a algún asunto en particular o darse más prisa por concluir otros. Por otro lado, la suma de estadísticas e informes proporciona información útil, como por ejemplo el tiempo medio que se tarda en realizar una actividad determinada. Otra característica destacada se encuentra en la posibilidad de coordinar las tareas con otras personas, de forma que se vea el tiempo que le han dedicado a dicha labor y si la han concluido.

Otras herramientas para planificar

Además de SlimTimer, se pueden encontrar otras aplicaciones similares en la Red. Toggl también es gratuito y se caracteriza por ofrecer dos versiones, una web y otra de descarga, que se puede instalar en Windows. Dispone de la posibilidad de invitar a otros usuarios a tareas determinadas, aunque no permite describir las tareas con etiquetas. Este servicio sí se encuentra traducido al español, pero algunos textos se mantienen en inglés.

Mientras SlimTimer apuesta por la sencillez máxima, en Toggl se pueden añadir datos útiles, como los clientes, y se pueden estructurar las actividades en dos niveles: el de los proyectos, por un lado, y el de las diferentes tareas requeridas para llevarlos a cabo. Así, este servicio puede ser una buena opción cuando se acometen trabajos que se prolongan en el tiempo. Esta aplicación web cuenta con unwidget para Windows y Macintosh.

FourteenDayz ofrece un enfoque más dirigido a los trabajos en equipo, pero con unas características similares, y está traducido al español. Además de estas alternativas, que cuentan con versiones gratuitas, en el mercado se pueden encontrar soluciones de pago que complementan la gestión y los cronometradores de tiempo de cada tarea con otro tipo de funciones útiles, como la elaboración de facturas. Harvest constituye un ejemplo de este tipo de aplicaciones web, con precios que oscilan entre los 12 y los 90 dólares mensuales (8,50 y 63,80 euros, respectivamente).

Trabajar a partir de estimaciones de tiempo

Tick es un servicio que ofrece una perspectiva un tanto diferente. No cronometra el tiempo dedicado a cada actividad sino que se centra en lo que resta para finalizar la tarea, lo que requiere conocer de antemano cuánto se suelen prolongar labores similares. Cada persona fija la cantidad de horas que va a trabajar cada día en una tarea determinada y ese tiempo se resta del global fijado con anterioridad.

La cuenta gratuita se limita a un solo proyecto abierto al mismo tiempo. Sin embargo, si se quieren abrir varios proyectos a la vez se necesita actualizar a una versión de pago, cuyos precios parten de 9 dólares mensuales (6,40 euros). Dispone de widgets para manejar el servicio en Adobe Air, Yahoo! Widgets y Mac Os X.