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Videoconferencias: ahorrar dinero en las reuniones

Cada vez más empresas utilizan este sistema para ganar tiempo y evitar gastar miles de euros en viajes, alojamiento y dietas

Madrid, Hong Kong, Nueva York... Las herramientas de comunicación estrechan los lazos comerciales más que nunca, incluso entre países separados por miles de kilómetros. Al igual que los transportes, las tecnologías acortan las distancias y abren nuevas líneas de negocio. Las iniciativas que hasta hace poco se antojaban imposibles, o se descartaban por su baja rentabilidad, hoy son una realidad gracias a los nuevos sistemas de comunicación, que han experimentado un auge notable desde que nació Internet. El mundo -y la manera de trabajar en él- ha cambiado mucho desde 1980, cuando las máquinas de fax eran una novedad y los teléfonos móviles sonaban más a ficción que a politono. Treinta años han bastado para revolucionar el tejido económico, social y comercial. Aviones, hoteles, correos electrónicos y llamadas de teléfono conforman la realidad de miles de empresarios que mantienen contacto fluido entre sí con independencia de dónde se encuentren. Han convertido el mundo en una enorme sala de reuniones. Es la dinámica del siglo XXI y, sin embargo, el mecanismo plantea dos grandes problemas: los desplazamientos son caros y las conversaciones telefónicas y los e-mails resultan impersonales. Un correo no siempre es suficiente para intercambiar y discutir ideas o para firmar contratos. La solución pasa, en muchos casos, por recurrir a los sistemas de videoconferencia.

Dos alternativas de uso

- Imagen: soapbeard -

Aunque el trato personal es insustituible, los sistemas de videoconferencia profesionales permiten una comunicación cercana, de alta calidad, en tiempo real y sin cortes en la imagen o en el sonido. Al mismo tiempo, suponen un ahorro notable de tiempo y dinero para las empresas y los ejecutivos. La suma de ambas cualidades -proximidad y economía- explica que, en los últimos años, las firmas se hayan volcado en utilizar esta tecnología en su provecho.

Sin embargo, no todas las compañías tienen las mismas necesidades. Para algunas, las reuniones internacionales son eventos puntuales que se organizan en momentos muy concretos del año. Para otras, son el pan de cada día. Por esta razón, hay dos maneras de acceder a estos sistemas de telecomunicaciones: el alquiler y la compra.

Alquiler de despachos virtuales. Es idóneo para las empresas que convocan reuniones internacionales de manera esporádica y, por tanto, prefieren no invertir en sistemas de videoconferencia propios. Varias firmas ofrecen este servicio en las ciudades más importantes del mundo: un paquete que va más allá del simple alquiler de los equipos. Aunque con sutiles diferencias en prestaciones y precios, estas compañías ponen a disposición de sus clientes una oficina completa, dotada con la tecnología necesaria para mantener una reunión virtual. Les proveen también de servicio técnico y administrativo.

Estas salas de conferencias se encuentran en edificios de oficinas y en centros de negocios, para facilitar la ubicación y el acceso. Su principal ventaja es el precio, ya que es posible reunirse con accionistas, clientes, socios o proveedores que estén lejos por menos de 200 euros por hora. La desventaja es que estas oficinas no se localizan en todos los países e, incluso en España, sólo se han habilitado en determinadas ciudades (Madrid, Barcelona y Valencia). Para utilizarlas, hay que viajar primero hasta estos puntos.

Un equipo básico cuesta cerca de 3.000 euros, pero la inversión se amortiza en el primer año de uso

Compra de equipos. Esta opción supone una mayor inversión y, en ocasiones, un desembolso considerable, aunque el coste varía según la complejidad, la calidad y la marca de los equipos. El coste de un sistema básico ronda los 3.000 euros, aunque esta cifra puede reducirse si se adquieren componentes de segunda mano, o multiplicarse conforme aumentan las exigencias del cliente y la cantidad de dispositivos que se necesitan para satisfacerlas. Pese a todo, es rentable para las empresas que mantienen reuniones ejecutivas periódicas, con sedes repartidas en diversas partes del globo o que requieren un flujo de información constante para poder desempeñar su actividad. En España, varias empresas de telecomunicaciones venden e instalan estos sistemas, también en el extranjero. La diversidad de ofertas y precios es enorme, pero todas coinciden en que el ahorro a largo plazo es sustancial. Con el auge del "gigante asiático", cada vez más empresas europeas cuentan con delegaciones en China. Reunirse con los responsables de estas oficinas no siempre es barato, por lo que el desembolso en la compra de estos equipos se amortiza, en su mayoría, en el primer año de uso o menos.

Plataformas profesionales y domésticas

Cuando las compañías de telecomunicaciones enumeran los equipos y sus precios, es inevitable pensar en los programas gratuitos, como el MSN Messenger o el Skype, que sostienen videoconferencias e intercambian archivos. Sin embargo, no es aconsejable utilizar sistemas "caseros" en el ámbito empresarial. Recurrir al software doméstico puede interpretarse como una falta de seriedad, además de otras razones técnicas importantes para descartar la idea.

Las plataformas domésticas son más inestables que las profesionales, ya que la comunicación se interrumpe a menudo de manera abrupta, los gráficos son de baja resolución y hay cierto desfase entre la imagen y el sonido. Estos sistemas sólo permiten conectar dos terminales, de modo que excluyen la posibilidad de celebrar una reunión virtual con tres o más participantes. Las plataformas profesionales, en cambio, basan su efectividad en un CODEC externo, es decir, en un dispositivo cuya única función es gestionar los datos mediante la codificación de la información que envía y la descodificación de los datos que recibe. Este aparato, que tiene una apariencia similar a la de una consola, procesa tanto imágenes como audio y documentos (textos de Word o planillas Excel). Una de las particularidades de los sistemas profesionales es que visualizan los archivos en tiempo real y de manera simultánea para todos los participantes de la videoconferencia, ya que la pantalla se transforma en una mesa de trabajo. Esto permite exponer una idea y, al mismo tiempo, desplegar un gráfico de apoyo sin necesidad de enviar el documento como un archivo adjunto. La comunicación es más ágil y, además, interactiva.

Las plataformas domésticas excluyen la posibilidad de celebrar una reunión virtual con tres o más participantes

Otro punto que se debe tener en cuenta es la calidad: tan importante como utilizar un canal estable, sin cortes ni interrupciones, es tener la certeza de que la imagen y el sonido serán óptimos. Con un ancho de banda de 500K, los sistemas de videoconferencia transmiten imágenes con la calidad de un DVD. Si el ancho de banda aumenta, la resolución mejorará y se equiparará a los televisores de alta definición o Full HD. ¿Pero qué más elementos se necesitan para que funcione el sistema? Además del CODEC y de la conexión a Internet, son imprescindibles una cámara de vídeo, un micrófono y una pantalla, que puede ser de televisión o de ordenador. La calidad de cada dispositivo incidirá de modo directo en el coste, pero también en el resultado de la videoconferencia.

Hay diversos tipos de CODECS, según la cantidad de usuarios que se conecten: en general, desde dos hasta seis ubicaciones. Es posible realizar una videoconferencia con media docena de interlocutores situados en diferentes ciudades del mundo. La pantalla se divide para que todos puedan verse entre sí y de manera simultánea.

Cálculos de ahorro

El concepto de videoconferencia no es reciente. Nació hace más de medio siglo, cuando la firma AT&T puso en marcha el primer videoteléfono. Las líneas entonces no tenían la capacidad de gestionar tal cantidad de datos y el sistema fracasó por inviable y caro. Hoy en día, con la digitalización de las redes telefónicas, las transmisiones vía satélite y las posibilidades de Internet, los sistemas de videoconferencia funcionan de manera generalizada -ya no tropiezan con las barreras del soporte- y, por esa misma razón, el acceso a esta tecnología se ha extendido y alcanza incluso a medianas empresas.

Las videoconferencias funcionan de manera generalizada y su uso alcanza incluso a medianas empresas

Sin olvidar que adquirir un sistema de videoconferencia profesional supone desembolsar varios miles de euros, los factores determinantes para tomar esta decisión se resumen en cuatro: la cantidad de ubicaciones (ciudades) donde se encuentran los ejecutivos, la distancia que hay entre ellas, la frecuencia de las reuniones que mantienen y el tiempo que necesitan para cubrir los desplazamientos. En función de estos cuatro parámetros, se calcula el ahorro que supone un sistema de videoconferencia. No es lo mismo una compañía con dos sedes, que otra con seis; conectar Barcelona con Madrid, o Estambul con Caracas; celebrar una reunión por semestre o citarse una vez al mes. Aunque incluso en el mejor de los casos, siempre hay costes de hoteles, comidas y billetes de avión, trenes o taxis, que se pueden obviar con una videoconferencia.