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El Email, como la gran mayoría de las herramientas y servicios digitales, es un fenomenal esclavo pero un malísimo amo.
Cuando el Email te consume horas y más horas, cuando empieza a sustituir a otras tareas propias de tu trabajo, cuando crees que por enviar más y más emails haces algo, cuando “chequear” el Email es ya un acto reflejo e instintivo, cuando te domina la ansiedad y hasta el estrés al enfrentarte a tu Bandeja de Entrada, es hora de empezar a cambiar algo.
Si cada día sufres avalancha de correos, si llegan más rápido de lo que salen, si nunca logras vaciar tu Inbox… te interesa lo que viene ahora.
En nuestros trabajos el Email es posiblemente una de las actividades más ladinas que hay. Porque al ocuparnos y dedicarnos a ella tenemos la falsa sensación de ser eficaces y productivos. Y no vale para nada. Tu trabajo, es otro completamente distinto y desde luego más importante. En toda mi vida no me he encontrado un gran emprendedor, directivo, profesional o personal, que lo haya sido por enviar emails o por gestionar bien su correo.
Con esta idea, con este punto de partida bien asentado en tu “ADN productivo”, te resultará mucho más fácil evitar la bancarrota en el Email. Para conseguirlo, a continuación te expongo algunas ideas que siempre me han funcionado bien en mi propia experiencia personal.
Antes de redactar ese mensaje pregúntate primero si es totalmente imprescindible, si no hay otra forma mejor de hacerlo-comunicarlo, si estás poniendo demasiados destinatarios o si en el fondo aporta algo (a ti, a tu actividad, al proyecto…). Un mensaje es una tarea de ida y vuelta que no vale para nada salvo que la traduzcas en acciones reales. Escribir emails no te hace mejor.
Y si ya los utilizas, revisa tu política de filtros con cierta frecuencia. No hay porqué tener 100 reglas para el correo, pero si tienes 10-20 buenas, actualizadas y coherentes, puedes salvar tu salud mental y ganar tiempo material para hacer las cosas por las que verdaderamente te pagan y te levantas cada día. (Sobre los filtros he hablado bastante en este artículo, en este y en este otro.)
Conocer los atajos de teclado de tu aplicación de correo, y utilizar en ciertas ocasiones las respuestas prediseñadas, te facilitará la vida y te atascarás menos en cada operación. Sobre todo en las rutinarias.
No des nada por sentado. En la inmensa mayoría de los casos todo eso es ruido autoimpuesto que no te aporta nada. Todo lo que no suma, resta. Y si todavía quieres recibirlo, crea unas férreas reglas para separar nítidamente todo eso de lo demás. De lo importante.
(Salvo que tu trabajo sea ése) Cuanto más tiempo le dediques al Email más fomentarás la bancarrota. Tu trabajo ya es lo suficientemente exigente como para que lo compliques con el Email. “Sufrirlo” no es una opción y la mejora exige cambios. Como los que te acabo de proponer u otros que tú pongas en marcha.
Cuando el Email te consume horas y más horas, cuando empieza a sustituir a otras tareas propias de tu trabajo, cuando crees que por enviar más y más emails haces algo, cuando “chequear” el Email es ya un acto reflejo e instintivo, cuando te domina la ansiedad y hasta el estrés al enfrentarte a tu Bandeja de Entrada, es hora de empezar a cambiar algo.
Si cada día sufres avalancha de correos, si llegan más rápido de lo que salen, si nunca logras vaciar tu Inbox… te interesa lo que viene ahora.
En nuestros trabajos el Email es posiblemente una de las actividades más ladinas que hay. Porque al ocuparnos y dedicarnos a ella tenemos la falsa sensación de ser eficaces y productivos. Y no vale para nada. Tu trabajo, es otro completamente distinto y desde luego más importante. En toda mi vida no me he encontrado un gran emprendedor, directivo, profesional o personal, que lo haya sido por enviar emails o por gestionar bien su correo.
Con esta idea, con este punto de partida bien asentado en tu “ADN productivo”, te resultará mucho más fácil evitar la bancarrota en el Email. Para conseguirlo, a continuación te expongo algunas ideas que siempre me han funcionado bien en mi propia experiencia personal.
1Empieza a enviar menos mensajes
¿Una perogrullada? Puede, pero funciona. Cuantos más mensajes envíes más mensajes de vuelta tendrás. El Email no es efectivo para todo aunque muchos lo utilizan como si valiera para todo (hasta para hablar con la persona que tienen al lado en la oficina).Antes de redactar ese mensaje pregúntate primero si es totalmente imprescindible, si no hay otra forma mejor de hacerlo-comunicarlo, si estás poniendo demasiados destinatarios o si en el fondo aporta algo (a ti, a tu actividad, al proyecto…). Un mensaje es una tarea de ida y vuelta que no vale para nada salvo que la traduzcas en acciones reales. Escribir emails no te hace mejor.
2Trabaja SIEMPRE con Filtros y Reglas
Fundamental, capital, esencial. Tanto si sufres avalancha de correos como si no, es una herramienta de incalculable valor para cualquier persona que reciba más de 10 mensajes al día. La capacidad de clasificar automáticamente un alto porcentaje de los correos entrantes, facilita las operaciones, te ayuda a priorizar, reduce la ansiedad y separa el ruido de los correos importantes.Y si ya los utilizas, revisa tu política de filtros con cierta frecuencia. No hay porqué tener 100 reglas para el correo, pero si tienes 10-20 buenas, actualizadas y coherentes, puedes salvar tu salud mental y ganar tiempo material para hacer las cosas por las que verdaderamente te pagan y te levantas cada día. (Sobre los filtros he hablado bastante en este artículo, en este y en este otro.)
3Archiva sin piedad, procesa con agilidad
A la hora de ponerte a procesar tu Email, los filtros te van a ayudar muchísimo para saber por dónde empezar y cuánto de todo lo recibido es de verdad importante. Sé ágil y diligente a la hora de contestar, reasignar o archivar emails. No estas asignando códigos de lanzamiento de misiles, sólo son emails. No tienes que contestar a todo lo que entra pero sí hacer algo con ello.Conocer los atajos de teclado de tu aplicación de correo, y utilizar en ciertas ocasiones las respuestas prediseñadas, te facilitará la vida y te atascarás menos en cada operación. Sobre todo en las rutinarias.
4Revisa notificaciones, alertas y newsletters
Nuestro Email diario ha engordado notablemente en los últimos años y meses de la mano de redes sociales, blogs y de los clásicos boletines a los que estamos suscritos. Haz un repaso exhaustivo y riguroso de todo eso y pregúntate: a) ¿de verdad necesito toda esta m*******? b) ¿qué me va a pasar si desactivo, elimino o busco otras alternativas a estas notificaciones? Suelta lastre, elimina ruido, facilítate el trabajo.No des nada por sentado. En la inmensa mayoría de los casos todo eso es ruido autoimpuesto que no te aporta nada. Todo lo que no suma, resta. Y si todavía quieres recibirlo, crea unas férreas reglas para separar nítidamente todo eso de lo demás. De lo importante.
5Revisa menos veces al día
Reduce la frecuencia de veces en las que “chequeas” el email. Elige momentos específicos e inalterables en el día para “procesar” por completo todos los emails que hayan llegado. Los importantes, porque los que son ruido los puedes marcar como leídos o eliminarlos tan ricamente. Y tú podrás continuar con tu labor. La de verdad.(Salvo que tu trabajo sea ése) Cuanto más tiempo le dediques al Email más fomentarás la bancarrota. Tu trabajo ya es lo suficientemente exigente como para que lo compliques con el Email. “Sufrirlo” no es una opción y la mejora exige cambios. Como los que te acabo de proponer u otros que tú pongas en marcha.
