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Automatizar, acortar, reducir y ahorrar. Esto es todo lo que te ofrecen las “respuestas prediseñadas” en el Email. Yo personalmente no podría trabajar sin ellas. O, mejor dicho, me costaría mucho hacerlo. No hay día que no escriba varios correos utilizando plantillas con un texto predefinido que me ahorra un montón de tecleo que repito una y otra vez.Una y otra vez me veía escribiendo la misma información o bien yendo a Evernote para copiarla y luego pegarla. Desde que empecé a utilizar a fondo las respuestas prediseñadas, despacho el correo diario con muchísima más rapidez. Y eso creo que ya es motivo suficiente para interesarnos por estas algo desconocidas aliadas.
¿Qué usos le puedes dar?
Evidentemente aquí es cada uno el que debe detectarlos. Cada caso y cada trabajo es diferente. De alguna forma es como los filtros y reglas de Email: tienes que sentarte unos minutos y estudiar tus rutinas, tu tipo de correo y detectar para qué cosas y en qué casos merece la pena crear una respuesta prediseñada.Pero hay algunos usos comunes que sí se me ocurre que pueden interesarte. La mayoría de los que vienen a continuación los aplico en mi día a día:
- Acuses de recibo.
Mensajes de confirmación que envías tras recibir una petición. Mensajes del tipo “He recibido tu petición/propuesta. Una vez que tenga toda la información tendrás mi contestación”. No importa si esos correos son largos o cortos, si los escribes a menudo no hay porqué perder tiempo escribiendo ni una sola línea.
- Instrucciones y Paso a paso.
Cómo configurar una cuenta, cómo activar ciertas opciones, cómo y dónde realizar las descargas… La gente de IT, Soporte y Atención al Cliente son los que más escriben este tipo de correos. (Yo utilizo estas respuestas prediseñadas en los correos con las instrucciones para descargas del Campus y del Curso EresProductivo.)
- FAQ abreviadas.
Un nuevo usuario, una nueva cuenta, un nuevo cliente… qué hacer, primeros pasos, cómo empezar. Se le puede enviar un email de bienvenida con las preguntas y respuestas (predefinidas) más comunes e interesantes. Con solo un clic te ahorrarás un montón de tecleo o el habitual copiar-pegar de estos casos.
- Enviar tarifas de servicios y productos.
Si recibes peticiones de tarifas y honorarios vía formulario (como es mi caso) puede interesarte devolver un correo predefinido con tus condiciones, tarifas y los servicios que ofreces u ofrecéis en la empresa (dept. comercial). Verás que al cabo de la semana el ahorro de tiempo es considerable.
- Tareas y Notas para aplicaciones web
Muchas aplicaciones como Evernote o Remember The Milk ofrecen la posibilidad de crear (notas, tareas…) enviando mensajes a una dirección de correo específica. Si hay algunas que tienen un formato comun y se repiten una y otra vez, ¿por qué escribirlas una y otra vez?
- Información fiscal/personal.
- confirmar a alguien tus datos fiscales o de tu empresa, número de cuenta, dirección de la oficina o domicilio… Si es algo que haces con frecuencia, ahorra más tiempo guardándolo todo en una respuesta prediseñada. (El número de cuenta bancaria es un caso típico de tener que buscarlo, copiarlo y pegarlo.)
- Recordatorios o avisos periódicos.
Si tienes que enviar a tus clientes emails con recordatorios de pagos, cambio de condiciones, nuevas tarifas, fechas límite, actualizaciones de status… Es mejor crear una plantilla (o varias) y ganar un tiempo valiosísimo al tener que redactar esos correos.
Si eres usuario de Gmail puedes utilizar las respuestas prediseñadas directamente ahí (activando la opción en Labs). En otros casos puedes hacer uso de otras utilidades para automatizar textos.
