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Muchos de nosotros utilizamos varias cuentas de correo a la vez. Una para cuestiones de trabajo o estudio, otra para cuanto tenemos que darnos de alta en algún que otro sitio o si queremos que nos envíen publicidad de algún servicio, otra personal, etc. Cuando esto ocurre lo normal siempre ha sido utilizar un cliente de correo de escritorio, que nos descargue el correo electrónico en nuestro ordenador y desde aquí poder gestionar múltiples cuentas. Pero desde hace un tiempo también tenemos la oportunidad de gestionar varias cuentas de correo a la vez de forma online, centralizando la gestión en una de ellas. Por eso, llega el momento de preguntarnos si ¿gestionamos el correo en el escritorio u online?.
Porque en la gestión online la alternativa más solida la representa Gmail, que cómo bien nos explicó nuestro compañero Gallego, nos permite configurar y gestionar otras cuentas de correo. Podremos responder mensajes que nos llegan a una cuenta de Yahoo, que hemos añadido a nuestra cuenta de Gmail, contestando con la propia dirección de Yahoo. A la vez los correos que recibimos desde Yahoo quedan marcados con una etiqueta que nos permite identificarlos de forma sencilla, aunque no existe, de momento, dos bandejas de entrada, sino que todos comparten bandeja.
Dentro de los gestores de correo de escritorio existen múltiples opciones. Desde MS Outlook, pasando por Lotus o Thunderbird, por citar algunos. Mi favorito sin duda es Thunderbird que tiene algunas características que lo hacen muy interesante y que me facilitan mucho el trabajo con distintas cuentas de correo. La principal diferencia a la hora de gestionar el correo respecto a Gmail es que en este caso el correo se descarga en nuestro ordenador y cada vez que nos conectamos lo que realiza es una búsqueda de los correos nuevos para descargarlos en local.
Es cierto que Gmail también ofrece la posibilidad de trabajar sin conexión, descargándonos los correos en local y creando un acceso directo en nuestros escritorios lo que nos permite tener el correo electrónico disponible aunque en un momento dado no tengamos conexión a Internet. Sin embargo esta funcionalidad no está tan optimizada como los gestores de correo de escritorio tradicionales, puesto que se puede ralentizar en exceso cuando tengamos una cantidad alta de correos descargados.
Y es que esta es sin duda una de las principales pegas de la gestión de correo online. La capacidad de los buzones. Aunque para el usuario común sea suficiente con la capacidad que nos permite Gmail, si comenzamos a incluir otras cuentas de correo esta se puede volver claramente insuficiente. Sobre todo para usuarios que tienen cuentas de correo corporativo, de trabajo, donde además reciben correos con adjuntos pesados, de manera que en poco tiempo tenemos una bandeja de entrada que ocupa tranquilamente 10 GB.
A la vez que se vuelve más lenta o casi imposible, dependiendo del tamaño, la gestión offline del correo electrónico con Gmail, otra de sus desventajas para su uso como gestor de varios cuentas de correo es la no división en varias bandejas de entrada. Está claro que tenemos la alternativa de utilizar las etiquetas que nos ayudan a organizar el correo que recibimos, pero para mi gusto es insuficiente. Gestiono mejor el correo desde distintas bandejas de entrada, sin necesidad de que me quede todo mezclado y teniendo claro que bandejas de correo son prioritarias y cuales no.
Por último un aspecto que no se si es ventajoso o no es la posibilidad de llevarnos el correo, migrarlo de un equipo a otro. En los gestores de correos tradicionales de escritorio cuando cambiamos de ordenador tenemos que copiarnos los archivos de correo y llevarlos al nuevo equipo. Esta alternativa no es necesaria con la gestión online, aunque si hemos descargado el correo en local para su consulta offline tendremos que volver a relizarlo igualmente en el nuevo equipo.
En resumen podríamos decir que para el usuario común, que maneja un par de cuentas sin mucho volumen lo más adecuado sería gestionarlas todas juntas con Gmail. Si por el contrario tenemos muchas cuentas de correo distintas, con bandejas de entrada que ocupan un volumen significativo lo mejor es instalar un cliente de escritorio, que nos ayudará a gestionar mejor el correo electrónico, ya sea en local o con conexión a la red.
