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¿Sabías que los filtros automáticos de Gmail también funcionan para los correos que tú envías a otras personas? Es una funcionalidad algo desconocida de la que ciertamente te puedes aprovechar en determinadas ocasiones. Imagina las posibilidades de poder filtrar (resaltar, marcar y separar) algunos de los correos que a diario envías en función del destinatario, de una palabra clave o de si tiene adjuntos.
Y todo de manera automática.
Pueden ser mensajes sobre los que inevitablemente tienes que volver días después, mensajes enviados a personas especiales o correos con actualizaciones o novedades de ciertos proyectos… Podrás marcarlos con una etiqueta y moverlos a una carpeta, asignarles una estrella, reenviarlos a otra dirección, etc. En definitiva, tal como ya haces con tu correo entrante. Te propongo algunas ideas para sacarle partido a esta interesante opción de los filtros de Gmail.
Ejemplos de Filtros para el Correo Saliente
Aquí, como a la hora de diseñar el resto de filtros inteligentes, es cada uno el que necesita definir en qué momentos le puede resultar útil esta funcionalidad. Pero hay algunos casos generales que pueden servir para la mayoría de nosotros y que tal vez te den alguna pista.
- Mensajes de Seguimiento
Correos que días después tendré que recuperar porque tratan un tema que exige un seguimiento posterior. Tal vez una propuesta a un cliente, una petición o cambio solicitado, una tarea compartida con un compañero, etc. Puedo concentrarlos todos bajo una misma etiqueta-carpeta y cuando quiera volver sobre ellos lo haré más rápidamente. (Una vez que se cierre esa tarea o asunto le quito la etiqueta y ya no aparecerá junto al resto de temas pendientes.)
- Mensajes Importantes
Por su contenido o por la persona a quien van dirigidos quiero apartarlos en una etiqueta-carpeta especial para tenerlos agrupados; o bien asignarles una estrella para resaltarlos respecto al resto.
- Mensajes de Proyecto
Cuando trabajas en un proyecto o producto intercambias montones de mensajes con compañeros o colaboradores. Utilizando ciertas palabras clave en el asunto podrías tener centralizado todos los mensajes de ese proyecto, tanto los que tú envías como los que recibes.
- Mensajes con Adjuntos
Si sueles enviar contratos, presupuestos o propuestas comerciales por Email, tal vez te interese apartar y agrupar esos mensajes con una etiqueta-carpeta especial. En función de una palabra clave y si lleva adjunto.
- Backup Automático de mensajes
Utilizando para ello Evernote. Según ciertas palabras clave o destinatarios de una importancia especial, puedes reenviar automáticamente cualquier mensaje a tu cuenta de email de Evernote. Que, como ya sabes, convierte cualquier correo en una nota. Es una forma de tener fuera de Gmail correos que quieres resaltar o que quieres tener junto a otra información relevante.
¿Cómo crear los Filtros para el Correo Saliente?
Del mismo modo que el correo entrante, no varía nada. Puedes definir tus filtros en función de: destinatario o grupos de destinatarios, palabras clave, asunto o adjuntos, por ejemplo. Como lo vienes haciendo desde siempre.El problema es que a veces el correo saliente es menos predecible que el entrante y eso plantea dificultades a la hora de crear tus filtros. En tales casos puedes echar mano de las utilísimasdirecciones de usar y tirar que te ofrece Gmail. ¿Cómo?
- Defines 3-4 direcciones de “usar y tirar” que utilizarás en tus mensajes.
- Creas los distintos filtros, reglas y etiquetas en función de esas direcciones.
- A la hora de enviar tus mensajes pones esas direcciones en copia oculta.
Mensajes de Seguimiento (followup a cosas que quiero revisar después)
Regla: si el mensaje se envía a
micorreo+followup@gmail.com (va en copia oculta).Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Aplicar la
Etiqueta
followup.Mensajes Importantes (enviados a personas especiales)
Regla: si el mensaje se envía a
micorreo+vips@gmail.com (va en copia oculta).Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Destacar >
Aplicar la Etiqueta
VIPs.Mensajes de con Adjuntos (contratos y propuestas)
Regla: si el mensaje tiene la palabra “contrato” o “propuesta” y como adjunto va un PDF.
Acción: Omitir Recibidos > Marcar como leído > Aplicar la
Etiqueta
contratos.Siempre que hablo o escribo sobre filtros me gusta terminar diciendo lo mismo: no se trata de matar moscas a cañonazos, de crear reglas al tuntún para todo que luego terminan por complicar las cosas. Pero si detectas que hay una necesidad, utilízalos. Porque si en algún caso puedes arañarle tiempo al Email, por muy poco que sea, es algo que ya tienes de regalo.
